Weinmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weinmarkt steht und fällt mit der Vorbereitung an den Ständen: Der Wein muss rechtzeitig eintreffen, gekühlt sein und eindeutig zugeordnet werden. Kläre zuerst Ort, Datum und Genehmigungen, danach Lieferanten, Aussteller und Catering. In den letzten Tagen geht es um Anmeldungen, Parkinfos, Beschilderung und die Ausstattung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Ablauf für Lieferung, Sortierung, Gläser, Snacks und Kasse.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Weinlieferanten anfragen
2 Personen
Weinlieferungen reservieren
Catering reservieren
Musik und Ausrüstung reservieren
Marktplan erstellen
2 Personen
Aussteller anmelden
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Ausstellerbriefing versenden
Probiergläser und Materialien zählen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Namensschilder für Weine erstellen
2 Personen
Routen- und Infotafeln drucken
Armbänder und Münzkarten bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Weinlieferung annehmen
3 Personen
Weine pro Stand sortieren
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände absperren
3 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Weinstände einrichten
6 Personen
Verkostungsgläser bereitstellen
3 Personen
Weinkühler befüllen
3 Personen
Buffet und Snacktische aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Lagerbestand und Kasse prüfen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Probiergläser ausgeben
2 Personen
Weinverkostungen servieren
8 Personen
Weininformationen erläutern
6 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Alkoholfreie Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Benutzte Gläser einsammeln
3 Personen
Gläser spülen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Vorrat kühl halten
2 Personen
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Weinvorrat inventarisieren
3 Personen
Wein und Materialien sicher lagern
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr und Gläser reinigen
3 Personen
Materialien trocknen und verpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestände ordnungsgemäß lagern
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
BiertischeAnz. 12
StehtischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 16
TischdeckenAnz. 20
KistenAnz. 24

Geschirr

ProbiergläserAnz. 400
WassergläserAnz. 120
Rote WeingläserAnz. 180
Weingläser weißAnz. 180
ChampagnergläserAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 16

Ausstattung

KühlboxenAnz. 12
KühlschränkeAnz. 4
EisbehälterAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
Musikplayer

Küche

KorkenzieherAnz. 12
WeinstopfenAnz. 24
AusgießerAnz. 16
MessbecherAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
KühlelementeAnz. 40

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeinfassdekorationenAnz. 4
TischdekorationAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenAnz. 12
TafelschreiberAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
BlechkehrerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Weinlieferung nicht erst für den Veranstaltungstag. Reserviere sie frühzeitig und lege fest, wer sie annimmt, kontrolliert und den Wein anschließend den einzelnen Ständen zuordnet.
Zähle Probiergläser, Wasser- und Weingläser einige Tage vorher und nicht erst beim Aufbau. Berücksichtige zusätzlich Gläser, die während des Markts gespült oder ersetzt werden müssen.
Kühlung braucht Vorlauf: Stelle Kühlschränke, Kühlboxen und Eisbehälter vor dem Eintreffen der Lieferung bereit. Prüfe außerdem, ob Verlängerungskabel und Stromanschlüsse für alle Geräte ausreichen.
Schicke Ausstellerbriefing und Parkinformationen spätestens einige Tage vor dem Markt. So kennen die Anbieter Aufbauzeiten, Zufahrt, Standzuordnung und den Ablauf, bevor sie ankommen.
Bereite Kasse, Wechselgeld, Kartenlesegeräte, Armbänder und Münzkarten vor der Öffnung an einem festen Platz vor. Beschrifte Weine und drucke Routen- und Infotafeln, damit Gäste nicht nach jedem Stand fragen müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weinmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen, Lieferanten und Ausstellern. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Catering, Musik und Ausstattung weitgehend feststehen.
Wie viel Wein brauche ich für einen Weinmarkt?: Rechne für eine Verkostung zunächst mit etwa 0,05 bis 0,1 Liter pro Gast, abhängig von Dauer und Zahl der Weine. Bestelle erst nach der Anmeldeauswertung und plane eine Reserve von etwa 10 Prozent ein.
Wann soll die Weinlieferung am Veranstaltungstag eintreffen?: Die Lieferung sollte mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ankommen. So bleibt Zeit, Flaschen zu kontrollieren, nach Ständen zu sortieren und Getränke zu kühlen.
Was muss ich für die Weinverkostung an Gläsern einplanen?: Plane mindestens ein Probierglas pro gleichzeitig anwesendem Gast ein, bei mehreren Weinarten zusätzlich passende Rot-, Weiß- oder Champagnergläser. Halte etwa 10 bis 15 Prozent Ersatz bereit und stelle Wassergläser ebenfalls ausreichend bereit.

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