Checklist pour organiser un marché du vin

Un marché du vin demande une coordination précise entre les fournisseurs, les exposants, le catering et l’accueil du public. Commencez par confirmer le lieu, la date et les autorisations, puis avancez vers les inscriptions et le plan des stands. La dernière semaine, vérifiez les verres, les étiquettes, la signalétique et le matériel de paiement. Le jour J, réceptionnez les vins assez tôt pour les trier par stand et mettre les boissons à la bonne température.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
Réserver les livraisons de vin
Réserver le catering
Réserver la musique et le matériel
Créer le plan du marché
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le briefing aux exposants
Compter les verres de dégustation et le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Créer des étiquettes pour les vins
2 personnes
Imprimer les panneaux d’itinéraire et d’information
Préparer les bracelets et les cartes à jetons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner la livraison de vin
3 personnes
Trier les vins par stand
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les stands de vin
6 personnes
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
Remplir les refroidisseurs à vin
3 personnes
Monter le buffet et les tables de snacks
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les stocks et la caisse
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
Servir les dégustations de vin
8 personnes
Présenter les informations sur le vin
6 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Rassembler les verres utilisés
3 personnes
Laver les verres
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Conserver au frais
2 personnes
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Inventorier le stock de vin
3 personnes
Stocker le vin et le matériel en sécurité
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Sécher et emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker correctement les restes
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Comptoirs du marchéqté 8
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 16
Nappesqté 20
Caissesqté 24

Vaisselle

Verres de dégustationqté 400
Verres à eauqté 120
Verres à vin rougesqté 180
Verres à vin blancsqté 180
Verres à champagneqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 16

Équipement

Glacièresqté 12
Réfrigérateursqté 4
Conteneurs à glaceqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio

Cuisine

Tire-bouchonsqté 12
Bouchons de vinqté 24
Becs verseursqté 16
Verres doseursqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 40

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Décorations de fûts de vinqté 4
Décoration de tableqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 12
Feutres pour tableau noirqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Bacs à jeterqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez les fournisseurs de vin et les livraisons plusieurs semaines à l’avance. Prévoyez un créneau de réception suffisamment tôt le jour J pour contrôler les caisses avant l’ouverture.
Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Utilisez le nombre d’inscrits pour ajuster le catering, les assiettes et les couverts.
Dessinez le plan du marché avant le briefing des exposants. Indiquez clairement l’emplacement des comptoirs, des tables, des tentes, des zones de circulation et des points de paiement.
Comptez les verres de dégustation et les autres verres séparément, puis ajoutez une réserve d’au moins 10 %. Les tire-bouchons, les glacières, les conteneurs à glace et les rallonges sont souvent oubliés lors du dernier contrôle.
Préparez les étiquettes de vin, les panneaux d’itinéraire, les bracelets et les cartes à jetons au moins 2 jours avant l’événement. Gardez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement ensemble pour accélérer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché du vin ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs de vin, le catering, la musique et les exposants doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de verres prévoir pour un marché du vin ?: Prévoyez au minimum un verre de dégustation par participant et ajoutez 10 à 20 % de réserve. Séparez ce calcul des verres à eau, des verres à vin et des verres à champagne utilisés au catering.
Quand envoyer le briefing aux exposants ?: Envoyez un premier briefing 10 à 14 jours avant le marché, avec le plan, les horaires de livraison, le parking et le matériel prévu. Renvoyez les informations essentielles 2 ou 3 jours avant l’ouverture.
Quand réceptionner et refroidir les vins ?: Réceptionnez la livraison le jour précédent ou plusieurs heures avant l’ouverture, selon les conditions du fournisseur. Triez ensuite les bouteilles par stand et placez les boissons à refroidir au moins 4 heures avant l’arrivée du public.

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