Checklist para organizar un mercado del vino sin imprevistos

Un mercado del vino necesita más coordinación que una cata pequeña: hay que cuadrar proveedores, expositores, permisos, copas, frío y circulación de visitantes. Esta checklist reúne las tareas en un orden lógico, desde confirmar el lugar y la fecha hasta clasificar cada vino y preparar la caja. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las entregas, las etiquetas, la información para expositores y los materiales de degustación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar con proveedores de vino
2 personas
Reservar entregas de vino
Reservar el catering
Reservar música y equipo
Crear un plano del mercado
2 personas
Inscribir a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar la charla para los expositores
Contar las copas de degustación y los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer etiquetas para vinos
2 personas
Imprimir carteles de ruta e información
Preparar las pulseras y las tarjetas de fichas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir la entrega de vino
3 personas
Clasificar los vinos por stand
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
5 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Organizar los puestos de vino
6 personas
Preparar los vasos de degustación
3 personas
Llenar las vinotecas refrigeradas
3 personas
Montar el buffet y las mesas de aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Comprobar el inventario y la caja
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir vasos de cata
2 personas
Servir las catas de vino
8 personas
Explicar la información sobre el vino
6 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Recoger los vasos usados
3 personas
Lavar los vasos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Mantener el stock refrigerado
2 personas
Tomar los últimos pedidos
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Inventariar las existencias de vino
3 personas
Guardar el vino y los materiales de forma segura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar vajilla y cristalería
3 personas
Secar y empaquetar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar correctamente los sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mostradores de mercadocant. 8
Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 16
Mantelescant. 20
Cajonescant. 24

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 400
Vasos para aguacant. 120
Copas de vino tintocant. 180
Copas de vino blancocant. 180
Copas de champáncant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 16

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Neverascant. 4
Contenedores para hielocant. 8
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Reproductor de música

Cocina

Sacacorchoscant. 12
Tapones para vinocant. 24
Vertedorescant. 16
Jarras medidorascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Acumuladores de fríocant. 40

Decoración

Guirnaldascant. 12
Decoraciones de barriles de vinocant. 4
Decoración de mesacant. 16
Arreglos floralescant. 8
Carteles del menúcant. 12
Rotuladores para pizarracant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedores de cenizacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para comprobar notificaciones, requisitos del espacio y horarios de montaje.
Calcula las copas de degustación por persona y añade un margen del 10-15 %. Sepáralas de las copas de agua y de las copas específicas para tintos, blancos y espumosos.
Envía a los expositores un plano y una charla informativa entre 7 y 10 días antes. Incluye horarios de llegada, ubicación del stand, aparcamiento y cómo se organizará la entrega del vino.
Programa la recepción del vino con una franja horaria concreta, idealmente el día anterior o varias horas antes de abrir. Clasifica las botellas por stand y enfría las bebidas que lo necesiten antes de la llegada del público.
Prepara etiquetas, carteles de ruta, pulseras, tarjetas de fichas, cambio y datáfonos como un paquete de apertura. Haz una comprobación final 2 horas antes para evitar buscar material cuando ya haya visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, revisar permisos, reservar proveedores, inscribir expositores y resolver cambios antes de imprimir carteles o comprar materiales.
¿Cuántas copas de degustación necesito por persona?: Calcula 1 copa por visitante si habrá lavado o reposición durante el evento, y añade un 10-15 % de margen. Para 100 asistentes, prepara al menos 110-115 copas de degustación, además de las copas de agua y las de servicio.
¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?: Envía la información principal entre 7 y 10 días antes y confirma los detalles 48 horas antes. Incluye el plano del mercado, la hora de montaje, el aparcamiento, la ubicación del stand y cualquier instrucción sobre entregas.
¿Cuándo debe llegar el vino al mercado?: La entrega debería llegar el día anterior o, como mínimo, entre 4 y 6 horas antes de abrir. Así puedes comprobar cantidades, clasificar los vinos por stand, enfriar las botellas necesarias y detectar faltas a tiempo.

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