Wijnkerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een Wijnkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen wijn inkopen. Je regelt tegelijk leveranciers, reserveringen, kramen, tenten, stroom, koeling, betaling en een duidelijke route voor bezoekers. Begin met de locatie en capaciteit, bevestig daarna wijn en personeel en werk in de laatste week naar ontvangst, inrichting en koeling toe. Met deze checklist zie je welke onderdelen vaak te laat worden geregeld en wanneer je ze moet controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en stroom controleren
2 personen
Wijnleveranciers bevestigen
Wijnbestelling reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Medewerkers inroosteren
2 personen
Wijnkaart samenstellen
2 personen
Prijslijsten opmaken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wijn en goederen ontvangen
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Wijnflessen labelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kaasplanken samenstellen
3 personen
Servies en glazen controleren
2 personen
Betaalapparatuur testen
2 personen
Wijnpunten klaarleggen
2 personen
Kraamborden plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Marktkramen opstellen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
4 personen
Briefing van medewerkers
8 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Wijn proeven en serveren
5 personen
Hapjes uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wijnvoorraad afsluiten
2 personen
Kramen en tenten afbreken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 6
Statafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Bar
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 250
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Kassasystemenaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveertangenaantal 12
Flessenopenersaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Kerstkransenaantal 6
Kerstbomenaantal 3
Wijnkaartstandaardsaantal 12
Kraambordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
Stekkerdozen voor verlichtingaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie minimaal 4 weken vooraf op stroompunten, beschikbare ruimte en de plek van partytenten, marktkramen, bar en afvalbakken. Test verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw, zodat je niet op de dag zelf naar extra aansluitingen hoeft te zoeken.
Reserveer wijn en andere goederen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Controleer bij ontvangst direct aantallen, beschadigde flessen en gekoelde producten; plan daarna minstens één voorraadcontrole vóór de markt opent.
Verstuur uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en vraag dieetwensen meteen uit. Zet de definitieve aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de markt om in een boodschappenlijst, personeelsrooster en inschatting van glazen, borden en hapjes.
Maak de wijnkaart en prijslijsten uiterlijk 1 week vooraf definitief. Label de flessen en leg wijnpunten, kassasystemen en pinapparaten samen klaar; test alle betaalapparatuur nogmaals op de ochtend van de Wijnkerstmarkt.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tenten, stroom en verlichting, daarna kramen, tafels en stoelen en pas daarna wijn, glazen en hapjes. Zet dranken zo laat mogelijk koud, maar geef koelkasten en koelboxen minimaal 4 uur om op temperatuur te komen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Wijnkerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met locatie, stroom, leveranciers en uitnodigingen. Rond reserveringen en personeelsplanning 2 tot 3 weken vooraf af en maak de definitieve voorraad 7 dagen voor de markt.
Hoeveel personeel heb ik nodig voor een Wijnkerstmarkt?: Plan minimaal 1 medewerker per wijnkraam en 1 persoon voor betaling of algemene coördinatie. Voeg bij meerdere kramen en een doorlopende hapjesuitgifte minstens 1 extra medewerker toe voor voorraad en bijvullen.
Wanneer moet ik wijn en hapjes inkopen voor een Wijnkerstmarkt?: Reserveer de wijn 2 tot 3 weken vooraf en controleer de levering bij binnenkomst. Koop verse hapjes zo dicht mogelijk op de markt in en bereid kaasplanken en andere onderdelen bij voorkeur op dezelfde dag.
Hoeveel glazen en servies heb ik nodig op een Wijnkerstmarkt?: Reken per bezoeker op minimaal 2 wijnglazen als er meerdere proefmomenten zijn, plus 1 waterglas en 1 bord. Leg daarnaast minstens 10 procent extra klaar voor breuk, omloop en onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.