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Weihnachtsweinmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Weihnachtsweinmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Wein und Dekoration. Prüfe zuerst Standort, Strom und Zelte, bevor du Lieferungen und Aufbau festlegst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Mitarbeitenden. Plane außerdem Zeit für Kühlung, Beschilderung, Bezahlgeräte und die Kontrolle von Gläsern und Geschirr ein. So stehen Marktstände, Tische, Beleuchtung und Käseplatten rechtzeitig bereit.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location und Strom prüfen

    2 Personen

  • Weinlieferanten bestätigen

  • Weinbestellung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Mitarbeitende einteilen

    2 Personen

  • Weinkarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Preisliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Wein und Waren entgegennehmen

    3 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Weinflaschen beschriften

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Käseplatten zusammenstellen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser prüfen

    2 Personen

  • Bezahlgeräte testen

    2 Personen

  • Weinpunkte bereitlegen

    2 Personen

  • Messeschilder aufstellen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Marktstände aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bar und Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    4 Personen

  • Mitarbeiter-Briefing

    8 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Wein probieren und servieren

    5 Personen

  • Snacks ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Weinvorrat abschließen

    2 Personen

  • Stände und Zelte abbauen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • MarktständeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • Bar
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 250
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • KaraffenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • KassensystemeAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeinkartenständerAnz. 12
  • StandschilderAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LaternenAnz. 12
  • Steckdosenleisten für die BeleuchtungAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Standort und Stromversorgung mindestens zwei Wochen vorher. Prüfe, wie viele Verlängerungskabel gebraucht werden und ob Kühlschränke oder Kühlboxen angeschlossen werden können.
  • Reserviere die Weinbestellung frühzeitig und kontrolliere die Lieferung sofort. Beschrifte die Flaschen nach dem Wareneingang, damit beim Aufbau keine Sorten verwechselt werden.
  • Schließe die Anmeldung etwa eine Woche vor dem Markt und erfasse dabei Ernährungswünsche. So kannst du Snacks, Käseplatten, Teller und Servierschalen passend vorbereiten.
  • Teste Kassensysteme und Kartenlesegeräte spätestens am Vortag. Lege außerdem Weinpunkte, Preisliste, Flaschenöffner und Weinkarten gemeinsam an der Bar bereit.
  • Beginne den Aufbau mehrere Stunden vor dem Einlass: zuerst Partyzelte und Marktstände, danach Tische, Stühle, Beleuchtung und Standschilder. Stelle Getränke erst anschließend kalt, damit sie bis zur Eröffnung gut erreichbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsweinmarkt organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Standort, Strom, Weinlieferanten und Partyzelte sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viel Wein braucht man für einen Weihnachtsweinmarkt?
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach ungefähr ein Getränk pro Person und Stunde ein. Bestelle zusätzlich eine Reserve von 10 bis 15 Prozent, besonders wenn die Veranstaltung länger als drei Stunden dauert.
Wann sollte man Einladungen für einen Weihnachtsweinmarkt verschicken?
Verschicke die Einladungen drei bis vier Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vor dem Markt, damit Mitarbeitende, Snacks, Gläser und Sitzplätze geplant werden können.
Wie lange dauert der Aufbau eines Weihnachtsweinmarkts?
Plane für einen kleinen bis mittleren Markt mindestens drei Stunden Aufbauzeit ein. Zelte, Marktstände, Mobiliar, Beleuchtung, Beschilderung, Kühlung und Kassen sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass einsatzbereit sein.

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