Checklist voor een goed georganiseerde wijngaardtour

Een wijngaardtour vraagt vooral om strakke afstemming: de rondleiding, proeverij, maaltijd en het vervoer moeten op elkaar aansluiten. Regel eerst de wijngaard en het programma, verzamel daarna de deelnemers en hun dieetwensen. In de laatste week controleer je aantallen, betalingen, route en weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke vertreklocatie, herkenbare naamkaartjes en voldoende tijd voor begeleiding, proviand en materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wijngaard en rondleiding reserveren
Wijnproeverij en maaltijd reserveren
Vervoer heen en terug reserveren
Programma en route vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst en contactgegevens maken
Betalingen en aanbetaling controleren
Vertrektijden en kleding doorgeven
Weersverwachting controleren
Aantal deelnemers bevestigen
Dieetwensen aan locatie doorgeven
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes en routekaarten printen
Proviand en materialen sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels en proviand laden
3 personen
Vertreklocatie inrichten
2 personen

Event

Aanwezigheid afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Groep welkom heten
Veiligheids- en daginstructies geven
Groep naar de wijngaard begeleiden
2 personen
Rondleiding bijwonen
2 personen
Water en hapjes klaarzetten
2 personen
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
Glazen en water bijvullen
2 personen
Dieetvriendelijke hapjes serveren
2 personen
Groepsfoto maken
Aankopen en wijn veilig verpakken
2 personen
Maaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Groep terug naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Materialen uitladen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Koelboxen en tafels schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten controleren
Geleende materialen retourneren
Locatie en vervoerfacturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Kl602 stoelenaantal 35

Servies

Wijnglazenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Schenkkanaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Wijnopenersaantal 4
Flessenstoppersaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 2
Fotocamera

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 3
Menukaartenaantal 35
Routekaartenaantal 35

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8
Handzeepdispenseraantal 2
Handdoekdispenseraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wijngaard, wijnproeverij, maaltijd en het vervoer in de eerste planningsfase. Leg daarna de route en vertrektijden vast, zodat er geen gat ontstaat tussen aankomst, rondleiding en maaltijd.
Sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor vertrek. Bevestig dan het definitieve aantal deelnemers, controleer de betalingen en geef dieetwensen door aan de locatie.
Stuur vertrektijd, vertrekplek en kledingadvies uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook hoe lang de heen- en terugreis duurt en wie de groep begeleidt.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf. Sorteer routekaarten, naamkaartjes, telefoons, powerbanks, koelboxen en hapjes per onderdeel, zodat je bij vertrek niet hoeft te zoeken.
Richt de vertreklocatie 30 minuten voor vertrek in en vink iedereen af. Deel naamkaartjes uit, geef veiligheids- en daginstructies en tel de groep opnieuw voordat je naar de wijngaard vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een wijngaardtour reserveren?: Reserveer de wijngaard, rondleiding, proeverij en maaltijd bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf. Voor een groep is vooral de combinatie van rondleiding, eten en vervoer bepalend voor de beschikbare datum.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een wijngaardtour doorgeven?: Vraag dieetwensen al bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Geef het definitieve aantal en alle dieetwensen daarna door aan de locatie.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor het vertrek van een wijngaardtour?: Plan minimaal 30 minuten op de vertreklocatie voor aanwezigheid afvinken, naamkaartjes uitdelen en instructies geven. Houd daarnaast de vooraf afgesproken reistijd aan en bouw extra marge in voor groepsvervoer.
Wat moet ik de dag voor een wijngaardtour controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, het definitieve deelnemersaantal, de betalingen en de route. Vul koelboxen met koelelementen, sorteer proviand en materialen en leg telefoons, powerbanks en routekaarten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.