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Weinbergstour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weinbergstour steht und fällt mit drei Dingen: reservierter Führung, gesichertem Transport und einem klaren Tagesablauf. Kläre zuerst Weingut, Weinprobe, Mahlzeit und Hin- und Rückfahrt, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Zahlungen und die genaue Teilnehmerzahl. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Gläsern und Geschirr auch Kühlboxen, Namensschilder, Routenpläne und eine Anwesenheitsliste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Weingut und Führung reservieren

  • Weinprobe und Mahlzeit reservieren

  • Hin- und Rücktransport reservieren

  • Programm und Weg festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste und Kontaktdaten erstellen

  • Zahlungen und Anzahlung prüfen

  • Abfahrtszeiten und Kleidung mitteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerzahl bestätigen

  • Diätwünsche an die Location weitergeben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namensschilder und Wegkarten drucken

  • Proviant und Materialien sortieren

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Verpflegung verladen

    3 Personen

  • Abfahrtsort einrichten

    2 Personen

Event

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Gruppe begrüßen

  • Sicherheits- und Tagesanweisungen geben

  • Gruppe zum Weinberg begleiten

    2 Personen

  • Führung besuchen

    2 Personen

  • Wasser und Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Weinverkostung betreuen

    2 Personen

  • Gläser und Wasser nachfüllen

    2 Personen

  • Diätfreundliche Häppchen servieren

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Einkäufe und Wein sicher verpacken

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gruppe zurück zum Ausgangspunkt begleiten

    2 Personen

  • Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

Nachbereitung

  • Materialien ausladen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Tische reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kontrollieren

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Location- und Transportrechnungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • Kl602 StühleAnz. 35

Geschirr

  • WeingläserAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierbretterAnz. 6

Küche

  • KaraffeAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 4
  • FlaschenverschlüsseAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 3

Ausstattung

  • MobiltelefonAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 2
  • Fotokamera

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 35
  • TischdeckenAnz. 3
  • SpeisekartenAnz. 35
  • RoutenpläneAnz. 35

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • SpülbeckenAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 2
  • HandtuchspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Weingut, Führung, Weinprobe und Mahlzeit möglichst mehrere Wochen vorher. Prüfe dabei, ob die Location die geplante Gruppengröße und Ernährungswünsche berücksichtigen kann.
  • Lege Abfahrtsort und Rückfahrt fest, bevor du die Einladungen verschickst. Teile Abfahrtszeit, Kleidung und Treffpunkt spätestens eine Woche vorher mit.
  • Bestätige die Teilnehmerzahl einige Tage vor der Tour und gib die endgültigen Diätwünsche an die Location weiter. So lassen sich Mahlzeiten und Sitzplätze rechtzeitig anpassen.
  • Plane Getränke und Proviant für die Anfahrt getrennt von der Weinprobe. Fülle die Kühlboxen am Vorabend, sortiere Snacks und Materialien und verlade Tische, Verpflegung und Geschirr gemeinsam.
  • Drucke Namensschilder und Wegkarten vor dem Veranstaltungstag. Richte den Abfahrtsort mindestens 30 Minuten vorher ein, hake die Anwesenheit ab und gib Sicherheits- und Tagesanweisungen, bevor die Gruppe losgeht.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Weinbergstour reservieren?
Reserviere Weingut, Führung, Weinprobe und Mahlzeit idealerweise 4 bis 8 Wochen im Voraus. Bei größeren Gruppen oder festen Wochenendterminen solltest du mindestens 8 Wochen einplanen.
Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für die Weinbergstour bestätigen?
Bestätige die endgültige Teilnehmerzahl 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Gib zu diesem Zeitpunkt auch alle Ernährungswünsche und die aktualisierte Teilnehmerliste an die Location weiter.
Was muss ich am Tag der Weinbergstour mitnehmen?
Plane neben Namensschildern und Routenplänen mindestens Wein-, Wasser- und Trinkgläser, Teller, Besteck, Karaffen, Korkenzieher, Flaschenverschlüsse und Kühlboxen ein. Für die Organisation vor Ort gehören außerdem Mobiltelefon, Powerbanks, Anwesenheitsliste und Reinigungsmaterial dazu.
Wie viel Zeit brauche ich für die Vorbereitung am Abfahrtsort?
Sei mindestens 30 Minuten vor der Abfahrt vor Ort. In dieser Zeit richtest du den Treffpunkt ein, verteilst Namensschilder, prüfst die Anwesenheit und gibst die wichtigsten Tages- und Sicherheitshinweise.

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