Visita a la bodega: checklist de organización
Una visita a la bodega combina reservas, transporte, cata y comida en un mismo programa. Para que el día transcurra sin esperas, confirma primero el viñedo, la visita guiada y el número de participantes; después coordina pagos, horarios y necesidades dietéticas. El día anterior se concentran las tareas prácticas: revisar el tiempo, preparar las neveras portátiles, clasificar los víveres e imprimir las tarjetas y mapas de ruta. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material que necesitas tener controlado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar viñedo y visita guiada
Reservar la cata de vinos y la comida
Reservar el transporte de ida y vuelta
Fijar el programa y la ruta
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear lista de participantes y datos de contacto
Controlar los pagos y el anticipo
Comunicar horarios de salida y vestimenta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el número de participantes
Comunicar las necesidades dietéticas al lugar
Hacer la compra
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres y las tarjetas de ruta
Clasificar los víveres y materiales
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Cargar mesas y provisiones
3 personas
Preparar el lugar de salida
2 personas
Evento
Marcar asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Dar la bienvenida al grupo
Dar las instrucciones de seguridad y del día
Guiar al grupo al viñedo
2 personas
Asistir a la visita guiada
2 personas
Preparar agua y aperitivos
2 personas
Guiar la cata de vinos
2 personas
Reponer vasos y agua
2 personas
Servir aperitivos aptos para dietas
2 personas
Hacer una foto de grupo
Empaquetar de forma segura las compras y el vino
2 personas
Servir la comida
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar al grupo de vuelta al punto de salida
2 personas
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
Coordinar el regreso
2 personas
Hacer el check-out de participantes
Seguimiento
Descargar el material
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
Limpiar neveras portátiles y mesas
2 personas
Comprobar la comida sobrante
Devolver el material prestado
Gestionar facturas del recinto y del transporte
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 3
- Sillas Kl602cant. 35
Vajilla
- Copas de vinocant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Platoscant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Tablas para servircant. 6
Cocina
- Jarracant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Sacacorchoscant. 4
- Tapones para botellascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Acumuladores de fríocant. 16
- Termoscant. 3
Equipo
- Teléfono móvilcant. 2
- Baterías externascant. 2
- Cámara de fotos
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Mantelescant. 3
- Cartas del menúcant. 35
- Mapas de rutacant. 35
Iluminación
- Faroles LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Fregaderoscant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 8
- Dispensador de jabón de manoscant. 2
- Dispensador de toallascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las reservas y el transporte antes de enviar las invitaciones. Define una hora de salida, una hora prevista de regreso y el punto exacto de encuentro para evitar cambios de última hora.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y comunícalas a la bodega y al servicio de comida al menos 3 días antes. Guarda también un teléfono de contacto por participante.
- Confirma el número definitivo de asistentes entre 48 y 72 horas antes. En ese momento revisa también los pagos, el anticipo y cualquier plaza pendiente en el transporte.
- Prepara el material el día anterior: tarjetas con nombres, mapas de ruta, cartas del menú, copas, vasos, platos, cubiertos, sacacorchos y tapones para botellas. Así no dependes de encontrar una tienda abierta antes de la salida.
- Comprueba el pronóstico del tiempo 24 horas antes y adapta la ropa comunicada al grupo. Carga las neveras portátiles con acumuladores de frío, prepara los aperitivos y lleva baterías externas para mantener el móvil disponible durante toda la ruta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una visita a la bodega?
- Reserva el viñedo, la visita guiada, la cata y la comida con al menos 3 o 4 semanas de antelación. Si el grupo supera las 15 personas o necesitas transporte, intenta hacerlo 6 semanas antes.
- ¿Cuándo debo confirmar los asistentes a la visita a la bodega?
- Cierra la lista definitiva entre 48 y 72 horas antes de la salida. Ese plazo permite ajustar la reserva, comunicar las dietas y comprobar los pagos y el número de plazas del transporte.
- ¿Qué cantidad de vino y comida hay que calcular por persona?
- Para una cata, calcula entre 5 y 6 muestras pequeñas por persona, según el programa de la bodega. Para los aperitivos, prepara aproximadamente 150-200 gramos de comida por persona, además de la comida principal reservada.
- ¿Qué hay que llevar a una visita a la bodega?
- Lleva tarjetas de nombre, mapas de ruta, cartas del menú, teléfono móvil, baterías externas, neveras portátiles, acumuladores de frío, aperitivos y material de servicio. Comprueba todo 24 horas antes y añade ropa adecuada al pronóstico y calzado cómodo para caminar.
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