Checklist pour organiser une visite du vignoble

Une visite du vignoble demande plus qu’une réservation de dégustation. Il faut coordonner le transport aller-retour, les horaires, le repas, les inscriptions et les besoins alimentaires de chaque participant. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, des premières réservations à l’accueil du groupe et au départ vers le domaine. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les cartes d’itinéraire, les glacières et les consignes de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le vignoble et la visite guidée
Réserver une dégustation de vin et un repas
Réserver le transport aller-retour
Valider le programme et l’itinéraire
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste des participants et les coordonnées
Vérifier les paiements et l’acompte
Communiquer les heures de départ et la tenue vestimentaire
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de participants
Transmettre les besoins alimentaires au lieu
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les badges nominaux et les cartes d’itinéraire
Trier les provisions et le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Charger les tables et les provisions
3 personnes
Aménager le lieu de départ
2 personnes

Événement

Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les badges
Accueillir le groupe
Donner les consignes de sécurité et de la journée
Accompagner le groupe jusqu'au vignoble
2 personnes
Assister à la visite guidée
2 personnes
Préparer l'eau et les encas
2 personnes
Animer la dégustation de vin
2 personnes
Rafraîchir les verres et l’eau
2 personnes
Servir des amuse-bouches adaptés aux régimes alimentaires
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Emballer en sécurité les achats et le vin
2 personnes
Servir le repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner le groupe jusqu'au point de départ
2 personnes
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
Accompagner le retour
2 personnes
Faire le check-out des participants

Suivi

Décharger le matériel
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Nettoyer les glacières et les tables
2 personnes
Vérifier les restes
Restituer le matériel emprunté
Gérer les factures du lieu et du transport

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises Kl602qté 35

Vaisselle

Verres à vinqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Couvertsqté 40
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Carafeqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bouchons de bouteilleqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Thermosqté 3

Équipement

Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 2
Appareil photo

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Nappesqté 3
Cartes de menuqté 35
Cartes d'itinéraireqté 35

Éclairage

Lanternes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 8
Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Distributeur de serviettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le vignoble, la visite guidée, la dégustation et le repas avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi le transport aller-retour afin de communiquer un programme réaliste dès le départ.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Transmettez la liste finale au lieu plusieurs jours avant la visite, puis confirmez le nombre de participants.
Envoyez les heures de départ, l’itinéraire et la tenue recommandée avec l’invitation, puis rappelez-les la veille. Une carte d’itinéraire imprimée reste utile si la connexion mobile est instable.
Préparez les badges nominatifs, les cartes d’itinéraire et les provisions avant le jour J. Remplissez les glacières avec les pains de glace et préparez les en-cas assez tôt pour éviter de charger le matériel au dernier moment.
Prévoyez un point d’accueil avec la liste des participants, les badges et les consignes de sécurité. Comptez quelques minutes pour cocher les présences avant d’accompagner le groupe jusqu’au vignoble.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une visite du vignoble ?: Réservez le vignoble, la visite guidée, la dégustation, le repas et le transport plusieurs semaines à l’avance. Pour un groupe nombreux ou une date très demandée, commencez encore plus tôt afin de pouvoir comparer les disponibilités.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Fixez une date limite d’inscription au moins plusieurs jours avant la visite. Confirmez ensuite le nombre final, les paiements et les besoins alimentaires avec le vignoble et le service de transport.
Que prévoir pour le transport d’une visite du vignoble ?: Réservez un transport aller-retour et communiquez une heure de départ précise à chaque participant. Ajoutez une marge avant la visite guidée pour l’accueil, l’appel des présents et le trajet jusqu’au domaine.
Que faut-il préparer la veille d’une visite du vignoble ?: La veille, vérifiez la météo, triez les provisions et le matériel, préparez les badges et imprimez les cartes d’itinéraire. Chargez aussi les téléphones et les batteries externes, puis remplissez les glacières avec les pains de glace.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.