Checklist voor een goed georganiseerde wijngaardpicknick

Een wijngaardpicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten, wijn en dekens meenemen. Je moet de locatie, proeverij, catering en het vervoer op elkaar afstemmen, terwijl je rekening houdt met weer en terrein. Deze checklist helpt je van gastenlijst tot opruimen in de juiste volgorde. Let vooral op het definitieve aantal gasten, dieetwensen, koeling en een regenplan: die zaken worden vaak pas geregeld wanneer leveranciers al bijna moeten leveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
Wijngaardlocatie reserveren
Wijnproeverij reserveren
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Regenplan bevestigen
2 personen
Definitief aantal gasten doorgeven
Wijnselectie samenstellen
2 personen
Tafelschikking uitwerken
Picknickzones indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Wijnkaarten maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Transport laden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Picknicktafels opstellen
4 personen
Picknickdekens uitleggen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Wijnproefstation inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes schikken
3 personen
Salades klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Eten en dranken afdekken
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Bederfelijk eten afvoeren
2 personen
Wasgoed verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Picknicktafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Picknickdekensaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Wijn glazenaantal 120
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Kurkentrekkersaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Broodmandenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJslepelsaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Servettenhoudersaantal 9
Bloemstukkenaantal 9
Naamkaartjesaantal 55
Wijnkaartenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, wijnproeverij en catering eerst vast en koppel daar de rest van je planning aan. Geef het definitieve aantal gasten pas door nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf.
Plan vervoer niet alleen heen, maar ook terug. Stuur de route, vertrektijd en vervoersinformatie minstens 5 dagen voor de picknick; bij wijnproeverij voorkomt een vooraf gekozen bestuurder of alternatief vervoer last-minute problemen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan ook het regenplan. Partytenten, picknicktafels en dekens moeten op tijd op de locatie beschikbaar zijn, niet pas wanneer de eerste bui begint.
Bereid brood, beleg, salades en desserts zo veel mogelijk de dag ervoor voor. Koel dranken en wijn op tijd, maar houd water apart en controleer of koelboxen en ijscontainers groot genoeg zijn voor alle gasten.
Maak per zone een korte materiaalset en label die vóór vertrek. Denk naast servies en glazen ook aan kurkentrekkers, opscheplepels, verlengsnoeren, stekkerdozen en thermoskannen; juist deze kleine spullen ontbreken vaak op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een wijngaardpicknick organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de datum, gastenlijst, wijngaardlocatie en wijnproeverij. Reserveer catering en huurmaterialen zodra de locatie vaststaat, omdat die afspraken direct afhangen van het aantal gasten en de beschikbare ruimte.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Geef het definitieve aantal bij voorkeur 7 dagen voor de wijngaardpicknick door. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat catering, naamkaartjes, tafelschikking en porties nog aangepast kunnen worden.
Wat doe je bij regen tijdens een wijngaardpicknick?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan het afgesproken regenplan met de locatie. Regel partytenten of een alternatieve overdekte plek vooraf; op de dag zelf is er meestal te weinig tijd om nog geschikte beschutting te vinden.
Hoeveel wijn en water heb ik nodig voor een wijngaardpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de proeverij en de duur van de picknick. Zet naast wijn altijd voldoende water klaar en gebruik aparte waterglazen, zodat gasten regelmatig kunnen afwisselen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.