Organiser un pique-nique dans un vignoble

Un pique-nique dans un vignoble demande plus qu’un panier-repas et quelques bouteilles. Il faut réserver le domaine, coordonner la dégustation, organiser les zones de pique-nique et prévoir une solution crédible en cas de pluie. Cette checklist rassemble les 67 tâches et 46 fournitures du plan, dans l’ordre où les décisions deviennent nécessaires. Tu peux ainsi suivre les inscriptions, confirmer le nombre de convives et préparer le repas sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
Réserver le lieu du vignoble
Réserver une dégustation de vin
Finaliser les accords de restauration
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan pluie
2 personnes
Communiquer le nombre définitif d'invités
Composer la sélection de vins
2 personnes
Élaborer le plan de table
Répartir les zones de pique-nique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer les cartes des vins
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Charger le transport
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables de pique-nique
4 personnes
Déployer les couvertures de pique-nique
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager le stand de dégustation de vin
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Animer la dégustation de vin
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Laisser le lieu propre
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Évacuer les aliments périssables
2 personnes
Rassembler le linge
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de pique-niqueqté 6
Chaises pliantesqté 55
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10
Tire-bouchonsqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Enceintes portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Corbeilles à painqté 6
Thermosqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 9
Porte-serviettesqté 9
Compositions floralesqté 9
Badges nominatifsqté 55
Cartes des vinsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le vignoble et la dégustation avant d’envoyer les invitations : les créneaux disponibles peuvent limiter la date et le nombre de participants. Prévois aussi les informations de transport dans l’invitation.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et fixe une date limite de réponse. Le nombre définitif de convives doit être communiqué au domaine et au traiteur avant les achats et le portionnage.
Vérifie la météo plusieurs jours avant, puis confirme le plan pluie à l’approche du pique-nique. Les tentes, tables, chaises et couvertures doivent être réparties selon les zones réellement utilisables.
Prépare les cartes des vins, les badges et le déroulé avant le jour J. Sur place, étiquette le matériel et les plats pour éviter de perdre du temps entre l’accueil, la dégustation et le buffet.
Refroidis les boissons suffisamment tôt et contrôle les équipements électriques avant l’installation. Les glacières, conteneurs à glace, machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises sont faciles à oublier jusqu’au moment où tu en as besoin.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un pique-nique dans un vignoble ?: Réserve le vignoble et la dégustation au moins 6 à 8 semaines à l’avance, surtout si la date est un week-end. Cela laisse ensuite 3 à 4 semaines pour envoyer les invitations et recueillir les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités ?: Fixe une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant le pique-nique. Confirme ensuite le nombre au vignoble et aux prestataires, puis ajuste les achats, le plan de table et les portions.
Combien de boissons prévoir pour une dégustation dans un vignoble ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 verres par personne, puis adapte la sélection au format de la dégustation. Prévois aussi de l’eau en quantité suffisante et garde les boissons au frais avant l’arrivée des invités.
Que prévoir en cas de pluie pour un pique-nique dans un vignoble ?: Confirme un plan pluie au plus tard 48 heures avant l’événement, selon les prévisions et les règles du domaine. Les tentes de réception, tables, chaises et la répartition des zones doivent être décidées avant l’installation.

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