Checklist para un picnic en la viña

Organizar un picnic en una viña requiere cerrar primero el lugar, la cata y el catering, y dejar el montaje para los últimos días. Esta checklist reúne 67 tareas y 46 materiales para coordinar invitados, preferencias dietéticas, transporte, vinos, mesas y servicio. También contempla lo que suele llegar tarde: el plan de lluvia, el número definitivo de asistentes, el material de alquiler y las bebidas frías. Sigue el orden del plan para evitar compras incompletas y preparativos de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
Reservar la sede en la viña
Reservar cata de vinos
Cerrar acuerdos de catering
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de transporte
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan de lluvia
2 personas
Comunicar el número definitivo de invitados
Seleccionar vinos
2 personas
Planificar la distribución de las mesas
Distribuir las zonas de picnic
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer cartas de vinos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Recoger el material de alquiler
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el pan y los acompañamientos
3 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Porcionar postres
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Etiquetar los materiales
2 personas
Cargar el transporte
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar las mesas de pícnic
4 personas
Colocar mantas de picnic
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la decoración
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el punto de cata de vinos
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Preparar las ensaladas
2 personas
Colocar los carteles de nombre
Atender la mesa de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Guiar la cata de vinos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Cubrir la comida y las bebidas
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Dejar el lugar limpio
4 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Retirar la comida perecedera
2 personas
Recoger la ropa
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de picniccant. 6
Sillas plegablescant. 55
Mantas de picniccant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 60
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 60
Tenedorescant. 60
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 10
Sacacorchoscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Altavoces portátilescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cestas de pancant. 6
Termoscant. 4
Cucharillas para heladocant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Mantelescant. 9
Porta-servilletascant. 9
Arreglos floralescant. 9
Tarjetas de nombrecant. 55
Tarjetas de vinocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Farolescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Fregaderoscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Escoba y recogedorcant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sede en la viña y la cata antes de enviar las invitaciones. Así puedes incluir desde el principio los horarios, el punto de encuentro y la información de transporte.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta. Comunica el número definitivo de invitados al catering cuando falten entre 5 y 7 días.
Comprueba el pronóstico del tiempo 72 horas antes y confirma el plan de lluvia antes de que empiece el montaje. Las carpas, mesas de picnic, sillas y mantas deben estar asignadas por zonas.
Prepara el servicio por separado: copas de vino, vasos para agua, platos, cubiertos, sacacorchos, neveras y contenedores para hielo. Enfría las bebidas el día anterior y etiqueta los materiales para encontrarlos rápido.
Deja listas las cartas de vinos, las tarjetas con nombres y el plan de trabajo como máximo la víspera. Prepara pan, acompañamientos, ensaladas y postres en el orden que permita servirlos sin perder frescura.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que reservar un picnic en una viña?: Reserva la sede y la cata con al menos 4 a 6 semanas de antelación, sobre todo si el grupo supera las 20 personas. El catering debería quedar cerrado antes de enviar las invitaciones.
¿Cuándo confirmar el número definitivo de invitados?: Fija el cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes del picnic. Envía esa cifra definitiva al catering cuando falten entre 5 y 7 días, junto con las preferencias dietéticas.
¿Qué hacer si llueve el día del picnic en la viña?: Confirma el plan de lluvia 72 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Define si se usarán carpas, otra zona cubierta o un cambio de horario, y comunícalo a los invitados antes de salir.
¿Cuánto vino y hielo necesito para un picnic?: Calcula entre 2 y 3 copas por persona durante la primera hora y después ajusta según la duración de la cata. Para mantener las botellas frías, prepara hielo suficiente para llenar los contenedores y las neveras al menos una vez durante el evento.

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