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Weinbergpicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weinbergpicknick gelingt nur, wenn Location, Weinverkostung und Logistik zusammenpassen. Reserviere den Weinberg früh, kläre Catering und Transport und erfasse Ernährungswünsche, bevor die endgültige Gästezahl feststeht. In den letzten Tagen geht es um Wetter, Sitzbereiche, gekühlte Getränke und beschriftete Materialien. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gästeliste festlegen

    2 Personen

  • Weinberg-Location reservieren

  • Weinverkostung reservieren

  • Cateringabsprachen festhalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Regenplan bestätigen

    2 Personen

  • Endgültige Gästezahl mitteilen

  • Weinauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Tischordnung ausarbeiten

  • Picknickbereiche einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Weinkarten erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Brot und Aufstriche vorbereiten

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien beschriften

    2 Personen

  • Transport beladen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Picknicktische aufstellen

    4 Personen

  • Picknickdecken auslegen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration anbringen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Weinverkostungsstation einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Salate bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Weinverkostung betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Speisen und Getränke abdecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort sauber hinterlassen

    4 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Verderbliche Lebensmittel entsorgen

    2 Personen

  • Wäsche sammeln

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • PicknicktischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 55
  • PicknickdeckenAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • WeingläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 10
  • KorkenzieherAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EislöffelAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 9
  • ServiettenhalterAnz. 9
  • BlumenarrangementsAnz. 9
  • NamensschilderAnz. 55
  • WeinkartenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LaternenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • SpülbeckenAnz. 3
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Weinberg und Weinverkostung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei direkt, ob Partyzelte, Picknicktische und Klappstühle vor Ort erlaubt oder separat zu organisieren sind.
  • Verschicke die Transportinformationen spätestens 7 Tage vorher und bearbeite die Anmeldungen laufend. Ernährungswünsche solltest du spätestens mit der endgültigen Gästezahl an das Catering weitergeben.
  • Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vor der Picknick und bestätige dann den Regenplan. Plane Partyzelte nicht nur für Regen ein, sondern auch als Schatten- und Schutzbereich für empfindliche Speisen.
  • Kühle Wein und Wasser am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn. Rechne zusätzlich zu Weingläsern mit Wassergläsern, Kühlboxen, Eisbehältern und mindestens einem Korkenzieher pro Ausgabestelle.
  • Bereite Brot, Aufstriche, Salate und portionierte Desserts am Vortag vor. Drucke Drehbuch, Weinkarten und Namensschilder aus und beschrifte Servierplatten, Kühlboxen und Materialien, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weinbergpicknick planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Weinbergs und der Weinverkostung. So bleiben genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, Catering und Transportinformationen.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Übermittle die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Weinbergpicknick an das Catering. Bis dahin sollten Ernährungswünsche und Sitzbereiche möglichst vollständig geklärt sein.
Was braucht man für eine Weinbergpicknick bei Regen?
Bestätige 3 bis 5 Tage vorher einen konkreten Regenplan und stelle Partyzelte oder einen gleichwertigen geschützten Bereich bereit. Plane außerdem trockene Stellflächen für Buffet, Weinverkostung und elektrische Geräte ein.
Wie viel Wein braucht man für eine Weinbergpicknick?
Plane für die Verkostung mehrere kleine Proben und zusätzlich ungefähr eine halbe bis dreiviertel Flasche Wein pro erwachsene Person für den weiteren Verlauf ein. Wasser sollte von Beginn an ausreichend und gut erreichbar bereitstehen.

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