Wijnfestival organiseren: checklist en planning

Een wijnfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen wijn inkopen. Je legt eerst datum, programma en locatie vast en werkt daarna toe naar leveranciers, aanmeldingen, proeverijkaarten en catering. Reken op aparte aandacht voor proefglazen, water, koeling, betaalterminals en de ontvangst van de wijnlevering. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt, zodat op de dag zelf vooral proeven, schenken en bijsturen overblijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
Wijnselectie samenstellen
3 personen
Catering reserveren
Muziek regelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proeverijkaarten opstellen
2 personen
Wijnbestelling plaatsen
Leveringstijden bevestigen
Personeelsrooster maken
2 personen
Leveranciersinstructies versturen
Menukaarten laten drukken
Plattegrond maken
Proefglazen controleren
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wijnlevering ontvangen
3 personen
Wijnvoorraad controleren
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Wijnstands opbouwen
4 personen
Koelvoorzieningen plaatsen
3 personen
Glazen klaarzetten
3 personen
Proefporties klaarzetten
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Kassa en betaalterminals testen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree en polsbandjes uitgeven
3 personen
Wijnproeverijen begeleiden
6 personen
Wijnflessen openen
4 personen
Wijn serveren
8 personen
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Glazen inzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad bijhouden
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Wijnvoorraad veilig opslaan
3 personen
Locatie opruimen
6 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen terugzetten
5 personen
Glazen en servies afwassen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Apparatuur schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven wijn retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 300
Waterglazenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Wijnkaraffenaantal 24
Waterkaraffenaantal 16
Serveerplateausaantal 20
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Kurketrekkersaantal 12
Wijnstoppersaantal 24
Wijnkoelersaantal 12
IJslepelsaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Wijnrankdecoratieaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 60
Wijnkaartbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 250
Krijtbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wijnbestelling pas nadat de aanmeldingen en het programma grotendeels vaststaan. Reken per bezoeker op meerdere proefporties en houd extra voorraad achter de hand voor drukke rondes of breuk.
Bevestig leveringstijden uiterlijk één week vooraf en wijs één persoon aan voor ontvangst. Controleer direct aantallen, druivenrassen, jaargangen en beschadigde dozen voordat de leverancier vertrekt.
Zet naast elke proeftafel waterkaraffen, waterglazen, spuugbakken of een vergelijkbare voorziening en wijnstoppers klaar. Zonder water en een plek om wijn uit te spugen raken bezoekers sneller verzadigd en blijft er meer werk over.
Maak de plattegrond minimaal drie dagen vooraf met aparte zones voor ontvangst, proeven, catering, betaling en opslag. Plaats koelkasten of koelboxen zo dat medewerkers kunnen bijvullen zonder door de bezoekersstroom te lopen.
Laat dieetwensen uiterlijk vijf dagen voor het festival verzamelen en geef ze door aan de catering. Zet menukaarten en proeverijkaarten per tafel klaar, zodat bezoekers niet voor elke wijn uitleg aan een medewerker hoeven te vragen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnfestival?: Voor een proeverij reken je meestal met kleine proefporties van ongeveer 50 milliliter. Bij 10 wijnen is dat 0,5 liter per bezoeker; bestel daarbovenop ongeveer 10 tot 15 procent reserve voor morsen, breuk en extra proeven.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en leveranciers. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het festival en bevestig wijnlevering, catering en personeel uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel wijnglazen heb je nodig per bezoeker?: Gebruik bij voorkeur één proefglas per wijn als je snel en overzichtelijk wilt werken. Bij 8 wijnen betekent dat 8 glazen per bezoeker; met spoelen kun je het aantal verlagen, maar plan dan extra water, afwascapaciteit en minimaal 10 procent reserve.
Wat moet je op de dag van een wijnfestival als eerste controleren?: Controleer eerst de wijnlevering, voorraad, koeling en het glaswerk, idealiter 3 tot 4 uur voor opening. Test daarna kassa's, betaalterminals, luidsprekers en microfoon en loop de plattegrond na voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.