Checklist para organizar un festival del vino

Organizar un festival del vino requiere coordinar mucho más que la selección de botellas. Esta checklist reúne las tareas para fijar el programa, reservar el espacio, gestionar permisos, proveedores, inscripciones y personal. También contempla lo que suele faltar el día del evento: copas de degustación, abridores, agua, conservación en frío, terminales de pago y señalización. Sigue el plan por fases y confirma cada entrega antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Contactar con proveedores de vino
2 personas
Seleccionar vinos
3 personas
Reservar el catering
Gestionar la música
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar tarjetas de degustación
2 personas
Realizar el pedido de vino
Confirmar los horarios de entrega
Hacer el horario del personal
2 personas
Enviar instrucciones a los proveedores
Mandar imprimir las cartas del menú
Hacer el plano
Comprobar vasos de degustación
2 personas
Comprar decoración
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir la entrega de vino
3 personas
Comprobar el stock de vino
2 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
5 personas
Montar los puestos de vino
4 personas
Colocar refrigeración
3 personas
Preparar los vasos
3 personas
Disponer las porciones de prueba
4 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Probar la caja y los terminales de pago
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Entrada y entrega de pulseras
3 personas
Guiar degustaciones de vino
6 personas
Abrir las botellas de vino
4 personas
Servir vino
8 personas
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger vasos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Llevar el inventario
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Guiar la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Almacenar el vino de forma segura
3 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
5 personas
Lavar vasos y vajilla
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Limpiar el equipo
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el vino sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de buffetcant. 4
Bandejas de barcant. 4
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 300
Vasos para aguacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras para vinocant. 24
Jarras de aguacant. 16
Bandejas para servircant. 20
Bandejas de servircant. 16

Cocina

Sacacorchoscant. 12
Tapones para vinocant. 24
Enfriadores de vinocant. 12
Cucharillas para heladocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6

Equipo

Neverascant. 3
Cajas registradorascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Decoración

Mantelescant. 16
Decoración de enredaderacant. 6
Arreglos floralescant. 8
Cartas del menúcant. 60
Carteles de la carta de vinoscant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 250
Pizarrascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de contactar con proveedores: los permisos y las condiciones del espacio pueden tardar varias semanas en confirmarse.
Calcula el material por persona y añade un margen del 10 al 15 % para copas, vasos, platos y cubiertos. Las copas de degustación suelen ser lo primero que se queda corto.
Confirma los horarios de entrega del vino y del catering con al menos 72 horas de antelación. Reserva una zona concreta para recibir, revisar y almacenar las cajas.
Prepara las tarjetas de degustación y las cartas del menú antes de montar las mesas. Incluye alérgenos y preferencias dietéticas recogidas durante las inscripciones.
Revisa el sistema de cobro y el sonido el mismo día, antes de recibir al público: prueba las cajas registradoras, los terminales de pago, los altavoces, la mesa de mezclas y el micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival del vino?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contactar con proveedores. Deja la selección definitiva y el pedido de vino cerrados al menos 2 semanas antes.
¿Cuánto vino se calcula por persona en una degustación?: Para una degustación, calcula aproximadamente 75 a 100 ml por vino servido y suma un margen del 10 %. El cálculo final depende del número de referencias y de si también habrá copas completas durante el evento.
¿Cuántas copas de vino necesito para un festival?: Calcula como mínimo una copa por asistente y añade entre un 10 y un 15 % de reserva. Si no habrá lavado durante el servicio, necesitarás más unidades o un sistema claro de intercambio de copas.
¿Cuándo debo confirmar el catering y la entrega del vino?: Confirma el catering entre 2 y 3 semanas antes y vuelve a verificar cantidades y horario 72 horas antes. La entrega del vino también debe reconfirmarse con 72 horas de margen para poder reorganizar el montaje si se retrasa.

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