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Weinfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weinfestival braucht mehr als eine gute Weinauswahl. Du musst früh klären, wo ausgeschenkt wird, welche Genehmigungen nötig sind und wann Lieferanten, Catering und Musik bereitstehen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Verkostungskarten und ein genauer Personaleinsatzplan. Kurz vor dem Termin entscheidet eine saubere Waren- und Ausstattungskontrolle darüber, ob Gläser, Kühlung, Kassen und Snacks wirklich einsatzbereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Weinlieferanten anfragen

    2 Personen

  • Weinauswahl zusammenstellen

    3 Personen

  • Catering reservieren

  • Musik organisieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkostungskarten erstellen

    2 Personen

  • Wein bestellen

  • Lieferzeiten bestätigen

  • Personaleinsatzplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferantenanweisungen versenden

  • Speisekarten drucken lassen

  • Lageplan erstellen

  • Probiergläser kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weinlieferung annehmen

    3 Personen

  • Weinvorrat prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Weinstände aufbauen

    4 Personen

  • Kühlmöglichkeiten aufstellen

    3 Personen

  • Gläser bereitstellen

    3 Personen

  • Probierportionen bereitstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungsterminals testen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Einlass und Armbänder ausgeben

    3 Personen

  • Weinverkostungen betreuen

    6 Personen

  • Weinflaschen öffnen

    4 Personen

  • Wein ausschenken

    8 Personen

  • Alkoholfreie Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Bestand im Blick behalten

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Weinvorrat sicher lagern

    3 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    5 Personen

  • Gläser und Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Geräte reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrigen Wein zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • PartyzelteAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarunterlagenAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • WeingläserAnz. 300
  • WassergläserAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • WeinkaraffenAnz. 24
  • WasserkaraffenAnz. 16
  • ServierplattenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 16

Küche

  • KorkenzieherAnz. 12
  • WeinstopfenAnz. 24
  • WeinkühlerAnz. 12
  • EislöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 3
  • KassenAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • LaternenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • Weinranken-DekorationAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 60
  • Weinkarten-SchilderAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 250
  • KreidetafelnAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Location, Datum und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei direkt, ob Ausschank, Musik, Zelte und die erwartete Besucherzahl am Veranstaltungsort erlaubt sind.
  • Bestätige Weinlieferungen spätestens 7 Tage vor dem Festival schriftlich. Kontrolliere bei der Annahme Flaschenanzahl, Sorten und Lieferzeit, bevor der Wein gekühlt oder für die Verkostung vorbereitet wird.
  • Rechne für jede Verkostungsstation mit mehr Gläsern als gleichzeitig angemeldeten Gästen. Zusätzlich brauchst du Wasser karaffen, Weinkühler, Korkenzieher und Weinstopfen; diese Kleinteile werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
  • Erstelle den Personaleinsatzplan spätestens 5 Tage vorher und gib jedem Team eine konkrete Aufgabe. Lege fest, wer Einlass, Kasse, Ausschank, Nachfüllen, Catering und das Einsammeln benutzter Gläser übernimmt.
  • Plane die Kühlung nicht erst am Vortag. Prüfe 24 Stunden vorher Kühlschränke und Kühlboxen, stelle Getränke kalt und kontrolliere, ob Kartenterminals, Kassen, Lautsprecher und Mikrofon funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Weinfestival organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Genehmigungen und Lieferanten. Für größere Veranstaltungen oder viele Aussteller sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wie viel Wein brauche ich für ein Weinfestival?
Kalkuliere pro Gast zunächst 0,5 bis 0,75 Liter Wein für mehrere Verkostungsrunden. Bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachlieferungen oder unerwartet viele Gäste nicht zum Engpass werden.
Wann soll ich Einladungen für ein Weinfestival verschicken?
Verschicke Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So kannst du Mengen, Ernährungswünsche, Sitz- und Stehbereiche sowie Personal rechtzeitig planen.
Was muss ich am Tag vor dem Weinfestival prüfen?
Kontrolliere 24 Stunden vorher Weinbestand, Kühlung, Probiergläser, Verkostungskarten, Kassen und Kartenterminals. Bereite außerdem Snacks und Lageplan vor und bestätige Lieferanten sowie den Personaleinsatz erneut.

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