Checklist pour organiser un festival du vin

Un festival du vin demande une coordination précise entre le lieu, les producteurs, le traiteur et l’équipe sur place. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les autorisations, les inscriptions et les commandes. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, préparer les cartes de dégustation et vérifier le matériel. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 51 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être anticipées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
Composer la sélection de vins
3 personnes
Réserver le catering
Gérer la musique
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les cartes de dégustation
2 personnes
Passer la commande de vin
Confirmer les délais de livraison
Établir le planning du personnel
2 personnes
Envoyer les instructions aux fournisseurs
Faire imprimer les menus
Créer le plan
Vérifier les verres de dégustation
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner la livraison de vin
3 personnes
Vérifier le stock de vin
2 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Monter les stands de vin
4 personnes
Installer les équipements de refroidissement
3 personnes
Préparer les verres
3 personnes
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tester la caisse et les terminaux de paiement
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les entrées et les bracelets
3 personnes
Animer les dégustations de vin
6 personnes
Ouvrir les bouteilles de vin
4 personnes
Servir du vin
8 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer les verres
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Gérer le stock
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Encadrer la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Stocker le vin en toute sécurité
3 personnes
Ranger le lieu
6 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
Laver les verres et la vaisselle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le vin restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 300
Verres à eauqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Carafes à vinqté 24
Carafes d'eauqté 16
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Tire-bouchonsqté 12
Bouchons de vinqté 24
Refroidisseurs à vinqté 12
Cuillères à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Glacièresqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Décoration de vigneqté 6
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 60
Panneaux de carte des vinsqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 250
Panneaux en ardoiseqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de contacter les fournisseurs : prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations et construire la sélection de vins.
Ne commande pas le vin avant d’avoir estimé les inscriptions. Pour une dégustation, compte généralement 6 à 8 cl par vin et par personne, puis ajoute une marge d’environ 10 %.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant l’événement. Les encas doivent être prêts avant l’ouverture des premières dégustations.
Confirme les délais de livraison 3 à 5 jours avant le festival et prévois une personne pour réceptionner la commande. À l’arrivée, vérifie les quantités, les références et l’état des bouteilles avant de les stocker.
Prépare les cartes de dégustation, les menus et le plan au moins 48 heures à l’avance. Le jour J, vérifie notamment les verres à vin, les carafes, les tire-bouchons, les refroidisseurs, les terminaux de paiement et le matériel audio.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du vin ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les fournisseurs, envoyer les invitations et recevoir le vin.
Quelle quantité de vin prévoir par personne pour une dégustation ?: Compte environ 6 à 8 cl par vin et par personne. Ajoute une marge de 10 % pour les inscriptions de dernière minute, les pertes et les bouteilles ouvertes qui doivent être remplacées.
Quand commander le vin pour un festival ?: Passe la commande dès que la sélection et les volumes sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Confirme ensuite la date de livraison 3 à 5 jours avant la réception.
Quand préparer le matériel et les cartes de dégustation ?: Prépare les cartes, les menus et le plan au moins 48 heures avant. Vérifie le stock de verres, carafes, tire-bouchons, refroidisseurs et équipements de paiement la veille, puis refais un contrôle le matin même.

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