Checklist voor een goed georganiseerde wijnbeurs

Een wijnbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen wijn inkopen. Je legt eerst datum, locatie en bezoekerscapaciteit vast, bevestigt wijnhuizen en werkt daarna de proefvolgorde en standindeling uit. In de laatste week komen aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes en wijnkaarten samen. Op de beursdag zelf draait alles om ontvangst, gekoelde wijn, voldoende glazen en een gecontroleerde voorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
Deelnemende wijnhuizen bevestigen
2 personen
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wijnlijst samenstellen
2 personen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Standindeling uitwerken
2 personen
Reserveringen maken
Wijntransport afstemmen
2 personen
Proefglazen en servies regelen
Naamkaartjes voorbereiden
Standbordjes maken
2 personen
Wijnkaarten afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Routeborden voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wijnlevering aannemen
2 personen
Wijnvoorraad controleren
2 personen
Witte wijn koelen
2 personen
Rosé koelen
2 personen
Rode wijn klaarzetten
2 personen
Kaas en vleeswaren portioneren
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies controleren
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stands indelen
4 personen
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
Koelers vullen
3 personen
Wijnflessen per stand klaarzetten
4 personen
Proefglazen klaarzetten
3 personen
Spuugbakken plaatsen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Muziek installeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Wijnkaarten per tafel leggen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Personeelsinstructie geven
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Wijnproeverijen begeleiden
8 personen
Wijn schenken
8 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikte glazen inzamelen
3 personen
Glazen afwassen
3 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Alcoholvrije opties aanvullen
Laatste proeverij aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Wijnvoorraad veilig wegzetten
3 personen
Resterende hapjes verpakken
2 personen
Stands afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies reinigen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven wijn opslaan
2 personen
Naamkaartjes en borden opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Tafelkledenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 220
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Servettenhoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 10
IJsblokjesbakkenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 16
Wijnopenersaantal 10
Wijnschenkersaantal 16
Druppelaarsaantal 16
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Spuugbakkenaantal 16
Serveerschalenaantal 24
Kaasmessenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Flessenbakkenaantal 12

Decoratie

Standbordjesaantal 16
Naamkaartjesaantal 180
Wijnrankdecoratieaantal 8
Tafeldecoratieaantal 24
Routebordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handsprayflaconsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde voordat je de standindeling definitief maakt. Begin met lichte, frisse wijnen en eindig met zwaardere rode wijnen, zodat bezoekers smaken beter kunnen vergelijken.
Controleer per deelnemend wijnhuis hoeveel flessen nodig zijn en reserveer extra voorraad voor de drukste proefrondes. Zet witte wijn en rosé uiterlijk enkele uren voor opening in de koeling.
Maak de registratietafel de eerste stop: leg bezoekerslijst, naamkaartjes en routeborden daar klaar. Zo voorkom je dat gasten tussen de statafels zoeken naar hun ontvangstpunt.
Tel wijnglazen, waterglazen en spuugbakken per stand vooraf uit en leg ze op locatie klaar. Een tekort aan glazen of bakken merk je meestal pas zodra de eerste ronde begint.
Test draadloze microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opening. Houd daarnaast kurkentrekkers, wijnopeners, druppelaars en wijnschenkers per stand beschikbaar, niet centraal in een doos.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijnglazen heb ik nodig voor een wijnbeurs?: Reken minimaal 1 wijnglas per bezoeker per proefronde als iedereen hetzelfde glas gebruikt. Werk je met meerdere standen tegelijk, plan dan 2 tot 3 glazen per bezoeker of organiseer een wisselpunt met afwas en aanvulling.
Wanneer moet ik wijnleveranciers voor een wijnbeurs benaderen?: Benader leveranciers bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de beursdatum. Bevestig uiterlijk 4 weken vooraf de deelnemende wijnhuizen, wijnlijst, aantallen en afspraken over transport en levering.
Hoeveel wijn moet ik inkopen voor een wijnbeurs?: Gebruik het aantal aangemelde bezoekers en de geplande proefrondes als basis. Reken per proefronde ongeveer 50 milliliter per bezoeker en voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor morsen, bijschenken en extra belangstelling.
Wanneer moet ik witte wijn en rosé koelen?: Zet witte wijn en rosé minimaal 4 tot 6 uur vóór opening in de koeling. Controleer vlak voor ontvangst de temperatuur en houd extra flessen in koelboxen of koelkasten achter de stands beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.