Checklist pour organiser un salon du vin

Un salon du vin se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les domaines, le transport et le matériel doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis confirmez les producteurs avant d’ouvrir les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à finaliser les supports, les achats et la circulation sur place. Cette checklist vous aide à suivre les 77 tâches et les 51 fournitures du plan, sans découvrir un oubli le jour de la dégustation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
Confirmer les domaines viticoles participants
2 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des vins
2 personnes
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
Faire les réservations
Coordonner le transport du vin
2 personnes
Prévoir des verres de dégustation et de la vaisselle
Préparer les badges nominatifs
Créer les panneaux de stand
2 personnes
Imprimer les cartes des vins
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les panneaux de direction
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réceptionner la livraison de vin
2 personnes
Vérifier le stock de vin
2 personnes
Réfrigérer le vin blanc
2 personnes
Refroidir le rosé
2 personnes
Préparer le vin rouge
2 personnes
Portionner le fromage et la charcuterie
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les stands
4 personnes
Installer les nappes
3 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les bouteilles de vin par stand
4 personnes
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
Installer des bacs à vomi
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la musique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Placer les cartes des vins sur chaque table
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Donner les consignes au personnel
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Animer les dégustations de vin
8 personnes
Servir le vin
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Collecter les verres usagés
3 personnes
Laver les verres
3 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Compléter les options sans alcool
Annoncer la dernière dégustation
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger le stock de vin en lieu sûr
3 personnes
Emballer les restes de snacks
2 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le vin restant
2 personnes
Ranger les porte-noms et les assiettes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Nappesqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 220
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Porte-serviettesqté 12

Équipement

Glacièresqté 10
Bacs à glaçonsqté 8
Tire-bouchonsqté 16
Tire-bouchonsqté 10
Tireuses à vinqté 16
Compte-gouttesqté 16
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Crachoirsqté 16
Plateaux de serviceqté 24
Couteaux à fromageqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Bacs à bouteillesqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 16
Badges nominatifsqté 180
Décoration de vigneqté 8
Décoration de tableqté 24
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et la capacité d’accueil avant de solliciter les domaines viticoles. Ces trois informations permettent de savoir combien d’exposants et de visiteurs vous pouvez réellement recevoir.
Confirmez les producteurs et le transport du vin au moins 2 à 3 semaines avant le salon. Prévoyez une personne pour réceptionner la livraison, vérifier les quantités et signaler immédiatement une bouteille manquante ou endommagée.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et recueillez les besoins alimentaires à ce moment-là. Imprimez ensuite la liste des visiteurs, les badges nominatifs et les supports nécessaires à l’accueil.
Organisez les stands avant d’installer les tables : définissez l’ordre des essais, le sens de circulation et l’emplacement des crachoirs. Gardez les verres, tire-bouchons, compte-gouttes et seaux à glace à portée de chaque espace de dégustation.
Préparez les vins selon leur service : réfrigérez les blancs et rafraîchissez les rosés avant l’arrivée des visiteurs, puis laissez les rouges prêts à être servis. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, éclairages et équipements audio avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du vin ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour contacter les domaines, confirmer les participants, gérer les inscriptions et coordonner le transport. Gardez les 3 derniers jours pour les achats, l’impression et la préparation des bouteilles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du vin ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, puis relancez les invités 7 à 10 jours avant. Fixez une date limite d’inscription quelques jours avant l’événement pour établir la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
Combien de verres prévoir par personne pour une dégustation de vin ?: Prévoyez au moins 1 verre à vin par participant et quelques verres supplémentaires, idéalement 10 % de réserve. Si les visiteurs passent rapidement d’un stand à l’autre, augmentez la réserve ou organisez un renouvellement des verres.
Quand faut-il mettre le vin blanc et le rosé au frais ?: Placez les blancs et les rosés au réfrigérateur ou dans des glacières plusieurs heures avant l’ouverture. Vérifiez leur température juste avant l’accueil et gardez des bacs à glaçons disponibles pendant toute la dégustation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.