Checklist para organizar una feria del vino sin olvidos

Una feria del vino necesita más coordinación que una simple degustación: hay que confirmar bodegas, controlar las inscripciones y ordenar el recorrido de las copas. Empieza fijando fecha, ubicación y aforo; después cierra proveedores, lista de vinos y distribución de los stands. En los últimos días, revisa el transporte, el material de servicio y las condiciones de cada vino. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación inicial hasta la recepción y preparación del vino.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Contactar con proveedores de vino
2 personas
Confirmar las bodegas participantes
2 personas
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de vinos
2 personas
Definir el orden de la degustación
2 personas
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
Hacer reservas
Coordinar el transporte del vino
2 personas
Preparar copas de degustación y vajilla
Preparar tarjetas de nombre
Crear carteles de stand
2 personas
Imprimir las cartas de vinos
Imprimir la lista de visitantes
Preparar señales de ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recibir la entrega de vino
2 personas
Comprobar el stock de vino
2 personas
Enfriar el vino blanco
2 personas
Enfriar el rosado
2 personas
Preparar vino tinto
2 personas
Porcionar queso y embutidos
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir los stands
4 personas
Colocar manteles
3 personas
Rellenar las neveras
3 personas
Preparar botellas de vino por stand
4 personas
Preparar los vasos de degustación
3 personas
Colocar escupideras
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Presentar los aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Instalar la música
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar las cartas de vinos en cada mesa
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Dar instrucciones al personal
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Guiar degustaciones de vino
8 personas
Servir vino
8 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger los vasos usados
3 personas
Lavar los vasos
3 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer las opciones sin alcohol
Anunciar la última degustación
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar el vino de forma segura
3 personas
Empaquetar los aperitivos restantes
2 personas
Desmontar los stands
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el vino sobrante
2 personas
Recoger los carteles y tarjetas con nombres

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mantelescant. 24

Vajilla

Copas de vinocant. 220
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Porta-servilletascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 10
Cubiterascant. 8
Sacacorchoscant. 16
Sacacorchoscant. 10
Sirvientes de vinocant. 16
Goteroscant. 16
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neverascant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Bacines para escupircant. 16
Bandejas de servircant. 24
Cuchillos para quesocant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cestas de pancant. 8
Contenedores para botellascant. 12

Decoración

Carteles de standcant. 16
Tarjetas de nombrecant. 180
Decoración de enredaderacant. 8
Decoración de mesacant. 24
Señales de rutacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 6
Botellas de spray para manoscant. 6
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el aforo antes de abrir las inscripciones. Ese número determina cuántas copas, vasos de agua, sillas y puestos necesitas, además del personal de registro.
Cierra la participación de las bodegas y la lista de vinos con al menos 2 semanas de antelación. Así puedes imprimir las cartas, los carteles de cada stand y las tarjetas de nombre sin trabajar a última hora.
Ordena la degustación antes de diseñar el recorrido. Separa los vinos blancos, rosados y tintos y comprueba que haya cubiteras, neveras portátiles y suficientes sacacorchos en los puntos de servicio.
Programa el transporte del vino para que llegue como mínimo 24 horas antes de la apertura. Al recibirlo, comprueba las cantidades y deja enfriar el blanco y el rosado con tiempo suficiente.
Prepara la señalización y la mesa de registro el día anterior. Además de la lista de visitantes, deja listos los micrófonos, altavoces, cables, regletas y recipientes para escupir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la ubicación, contactar con proveedores y confirmar las bodegas. Deja cerradas las inscripciones, la lista de vinos y la distribución de los stands al menos 2 semanas antes.
¿Cuántas copas necesito para una feria del vino?: Calcula como mínimo 1 copa de degustación por visitante si habrá un sistema claro de lavado o sustitución. Para trabajar con margen, prepara un 10% adicional y suficientes vasos de agua para todo el aforo.
¿Cuándo debo recibir y enfriar el vino?: Recibe la entrega al menos 24 horas antes del evento para comprobar el stock y resolver faltas. Enfría el vino blanco y el rosado desde el día anterior; el tinto debe quedar preparado para servirse a la temperatura prevista.
¿Qué material se suele olvidar en una feria del vino?: A menudo faltan sacacorchos, goteros, sirvientes de vino, cubiteras y recipientes para escupir. También conviene revisar con 48 horas de antelación las cartas de vinos, la señalización, los alargadores y las regletas.

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