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Weinmesse organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Weinmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin, Ort und Kapazität festlegen, dann Weingüter, Besucher und Verkostungsablauf koordinieren. Plane ausreichend Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Standaufteilung und den Weintransport ein. Kurz vor der Messe kommen Kühlung, Beschilderung, Gläser und Registrierung zusammen. Diese Checkliste hilft dir, die Vorbereitung über mehrere Wochen zu verteilen und typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und -ort festlegen

    2 Personen

  • Weinlieferanten anfragen

    2 Personen

  • Teilnehmende Weingüter bestätigen

    2 Personen

  • Besucherkapazität festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Weinkarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Reihenfolge der Verkostung festlegen

    2 Personen

  • Standaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Weintransport abstimmen

    2 Personen

  • Probiergläser und Geschirr organisieren

  • Namensschilder vorbereiten

  • Standschilder erstellen

    2 Personen

  • Weinkarten drucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Routenschilder vorbereiten

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Weinlieferung annehmen

    2 Personen

  • Weinvorrat prüfen

    2 Personen

  • Weißwein kühlen

    2 Personen

  • Rosé kühlen

    2 Personen

  • Rotwein bereitstellen

    2 Personen

  • Käse und Aufschnitt portionieren

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stände einteilen

    4 Personen

  • Tischdecken auflegen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Weinflaschen pro Stand bereitlegen

    4 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    3 Personen

  • Spuckeimer aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks präsentieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Musik installieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Weinkarten pro Tisch auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Personalanweisung geben

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Weinverkostungen betreuen

    8 Personen

  • Wein ausschenken

    8 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Gläser spülen

    3 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Alkoholfreie Optionen auffüllen

  • Letzte Verkostung ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Weinvorrat sicher verstauen

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Häppchen verpacken

    2 Personen

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Wein lagern

    2 Personen

  • Namensschilder und Tafeln wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • TischdeckenAnz. 24

Geschirr

  • WeingläserAnz. 220
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 120
  • ServiettenhalterAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 10
  • EiswürfelbehälterAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 16
  • KorkenzieherAnz. 10
  • WeinausschenkerAnz. 16
  • TropferAnz. 16
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

  • SpuckeimerAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 24
  • KäsemesserAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 8
  • FlaschenkästenAnz. 12

Dekoration

  • StandbeschilderungAnz. 16
  • NamensschilderAnz. 180
  • Weinranken-DekorationAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 24
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 6
  • HandsprayflaschenAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Besucherkapazität fest, bevor du Einladungen verschickst. So weißt du, wie viele Anmeldungen du annehmen kannst und wie viele Steh- oder Bistrotische benötigt werden.
  • Bestätige die teilnehmenden Weingüter spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Kläre dabei auch, wer den Wein anliefert, wann die Lieferung eintrifft und wie die Flaschen vor Ort gelagert werden.
  • Erstelle die Weinkarte und die Reihenfolge der Verkostung mindestens 2 Wochen vor der Messe. Plane leichte Weine vor kräftigeren Sorten und halte Wasser sowie Spuckeimer an jedem Verkostungsbereich bereit.
  • Kühle Weißwein und Rosé nicht erst am Veranstaltungstag. Gib den Flaschen mindestens 12 Stunden Kühlzeit und prüfe am Vortag, ob Kühlschränke, Kühlboxen und Eiswürfelbehälter ausreichen.
  • Drucke Weinkarten, Standschilder, Routenschilder, Namensschilder und die Besucherliste spätestens 2 Tage vorher. Am Messetag selbst bleiben dann nur Aufbau, Weinannahme, Kühlung und die Registrierung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Weinmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Weingüter, Besucherkapazität, Einladungen und Weintransport noch ohne Zeitdruck abstimmen.
Wie viele Weingläser braucht man für eine Weinmesse?
Plane mindestens 1 Weinglas pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 100 Gästen solltest du also rund 110 bis 115 Gläser bereitstellen.
Wie lange vorher muss Weißwein für eine Weinmesse gekühlt werden?
Stelle Weißwein und Rosé mindestens 12 Stunden vor Beginn kalt. Prüfe am Vortag außerdem, ob Kühlschränke, Kühlboxen und Eis für die gesamte Verkostungsdauer genügen.
Was muss am Tag vor einer Weinmesse erledigt sein?
Am Vortag sollten Weinlieferung und Weinvorrat geprüft, Weißwein und Rosé gekühlt sowie Beschilderung, Weinkarten, Besucherliste und Namensschilder vorbereitet sein. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau und Registrierung.

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