Wielerwedstrijd organiseren: checklist van start tot finish

Een wielerwedstrijd organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij vergunningen, parcours en verkeersveiligheid. Leg eerst de start- en finishlocatie vast en regel daarna de bezetting van EHBO en verkeersposten. In de laatste weken verwerk je de aanmeldingen, deel je startgroepen in en geef je vrijwilligers duidelijke instructies. Op de wedstrijddag draait alles om een gecontroleerd parcours, werkende communicatie en een prijzentafel die klaarstaat voordat de eerste renners finishen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdvergunning aanvragen
Parcours vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
EHBO-bezetting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Omwonenden informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten afdrukken
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Vrijwilligersinstructies afdrukken
Prijzen en medailles bestellen
Fietsen voor controle verzamelen
2 personen
Parcours opnieuw controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Verkeersposten uitrusten
4 personen
Parcours bewegwijzeren
6 personen
Afzettingen plaatsen
6 personen

Event

Startnummers uitdelen
4 personen
Fietscontroles uitvoeren
3 personen
Renners naar start begeleiden
3 personen
Startschot geven
Verkeersposten bemannen
12 personen
Renners langs parcours begeleiden
4 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Muziek verzorgen
EHBO-post bemannen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarleggen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Parcours afzetten controleren
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Routeborden verwijderen
6 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Racefietsenaantal 2
Reservewielenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Startnummersaantal 200
Startnummerhoudersaantal 200
Rennershesjesaantal 20
Finishlint
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Klembordenaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Verrekijkersaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 40
Waarschuwingsbordenaantal 25
Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Bannersaantal 8
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Afzetlintaantal 10
Pijlbordenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponsjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Controleer ook of omwonenden tijdig zijn geïnformeerd; zij moeten weten wanneer straten worden afgesloten.
Maak uiterlijk één week vooraf een definitieve indeling van startgroepen, verkeersposten en vrijwilligers. Druk de instructies af en geef elke post een telefoonnummer of portofoon.
Controleer het parcours twee keer: bij voorkeur enkele dagen vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Plaats routeborden pas nadat de route volledig is nagelopen en leg reserveborden klaar.
Sorteer startnummers per startgroep en leg ze samen met startnummerhouders, rennershesjes en routekaarten klaar. Zo voorkom je een opstopping bij de inschrijving in het laatste halfuur.
Test vóór de opening van het terrein de laptop, printer, portofoons, geluidsset en microfoons. Laad powerbanks op en controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de vergunning, het parcours en de start- en finishlocaties. Reserveer in de laatste 4 weken vrijwilligers, EHBO en verkeersposten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Maak minimaal één bezette verkeerspost per kruising of risicopunt en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish en materiaal. Tel 10 tot 20 procent reserve mee voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de deelnemers van een wielerwedstrijd indelen?: Verwerk aanmeldingen tot ongeveer één week voor de wedstrijd en maak daarna de startgroepen definitief. Print startnummers en routekaarten pas na die controle, zodat wijzigingen niet dubbel werk opleveren.
Wanneer controleer ik het parcours voor een wielerwedstrijd?: Loop of fiets het parcours enkele dagen vooraf volledig na en doe een tweede controle op de wedstrijddag. Controleer dan vooral routeborden, wegwerkzaamheden, gevaarlijke bochten en de doorgang naar de finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.