Organiser une course cycliste : la checklist complète

Une course cycliste se prépare dans un ordre précis : d’abord les autorisations et le parcours, puis les inscriptions, la sécurité et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier les vélos, les postes de circulation, les numéros et la signalétique. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir pour éviter les oublis fréquents, comme une signalisation incomplète, des radios non chargées ou une répartition trop tardive des groupes de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation de compétition
Définir le parcours
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d'arrivée
Demander des mesures de circulation
Assurer la présence des secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Informer les riverains
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Imprimer les consignes des bénévoles
Commander les prix et médailles
Rassembler les vélos pour contrôle
2 personnes
Revérifier le parcours
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Équiper les postes de circulation
4 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Installer les barrières
6 personnes

Événement

Distribuer les dossards
4 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
3 personnes
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
Donner le coup d’envoi
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Accompagner les coureurs le long du parcours
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Fournir la musique
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier le balisage du parcours
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Vélos de courseqté 2
Roues de rechangeqté 6
Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 3
Numéros de départqté 200
Porte-dossardsqté 200
Maillots de coureurqté 20
Ruban d'arrivée
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Blocs de podiumqté 3
Presse-papiersqté 10
Chronomètresqté 6
Jumellesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 6

Sécurité

Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Panneaux d'avertissementqté 25
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 4
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Ruban de balisageqté 10
Panneaux indicateursqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : la licence de l’épreuve, les mesures de circulation et les réservations du départ et de l’arrivée doivent être confirmées avant d’annoncer le parcours.
Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’épreuve. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes, de répartir les groupes de départ, de trier les numéros et d’imprimer les cartes du parcours.
Prévois un responsable par poste de circulation et transmets les consignes écrites au plus tard 48 heures avant le départ. Chaque bénévole doit connaître son emplacement, son horaire et le moyen de contacter la coordination.
Refais le parcours à vélo ou en voiture dans les 24 à 48 heures précédentes. Vérifie les panneaux, les zones sensibles, la ligne d’arrivée et les solutions prévues en cas de pluie ou de changement de circulation.
Charge les téléphones, talkies-walkies, chronomètres et batteries externes la veille. Regroupe aussi les pompes, roues de rechange et outils près de la zone de contrôle afin de ne pas les chercher pendant les départs.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour une course cycliste ?: Dépose la demande au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les délais peuvent être plus longs si le parcours implique plusieurs routes ou des mesures de circulation importantes.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Prévois au minimum un bénévole par poste de circulation, puis ajoute une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée, le contrôle des vélos et l’assistance. Finalise la répartition 48 heures avant l’épreuve.
Quand envoyer les invitations et fermer les inscriptions ?: Envoie les invitations dès que le parcours, la date et les conditions de participation sont confirmés. Ferme généralement les inscriptions 7 à 10 jours avant la course pour préparer les groupes et les numéros.
Que vérifier la veille d’une course cycliste ?: Contrôle le parcours, les panneaux, les numéros, les médailles, les postes de bénévoles et le matériel de communication. Vérifie aussi la météo et charge tous les appareils au moins 12 heures avant le départ.

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