Checklist voor een goed georganiseerde westernwedstrijd

Een westernwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een arena en deelnemers. Je regelt tegelijk de wedstrijdonderdelen, het reglement, jury en omroeper, én de verzorging en veiligheid van paarden en ruiters. Begin met de locatie, vergunningen en verzekering; werk daarna toe naar inschrijvingen, startlijsten en terreinindeling. Controleer in de laatste week al het wedstrijdmateriaal, de geluidsinstallatie, stroomvoorziening en bewegwijzering. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijk startnummer of niet-bereikbare dierenarts op de wedstrijddag problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning controleren
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
Speaker en omroeper vastleggen
Dierenarts bereikbaarheidsdienst regelen
Hoefsmid achter de hand regelen
Wedstrijdverzekering controleren
Inschrijfformulier opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijd online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Paarden- en ruitergegevens controleren
2 personen
Startgelden registreren
2 personen
Startlijst opstellen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Juryformulieren afdrukken
2 personen
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Voorspellingen en weersrisico controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hooivoorraad klaarzetten
2 personen
Terrein en bodem inspecteren
3 personen
Wedstrijdarena slepen
3 personen
Parkeerterrein uitzetten
3 personen
Stallen en paddocks voorbereiden
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Arena-obstakels plaatsen
4 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Toiletten controleren en vullen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Routeborden en programmaborden plaatsen
2 personen
Startnummers en documenten klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
4 personen

Event

Deelnemers en paarden ontvangen
4 personen
Paardenpapieren controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden naar stallen begeleiden
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsomroep verzorgen
Ruiters naar de paddock begeleiden
2 personen
Startlijsten omroepen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
4 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Arena veilig houden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Paardenwater controleren
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
Paarden veilig uitchecken
3 personen

Nazorg

Arena-obstakels afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Stallen en paddocks reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Arenahekkenaantal 24
Trailobstakelsaantal 8
Balkenaantal 12
Pionnenaantal 30
Startnummersaantal 40
Dressuurlettersaantal 8
Meetlintaantal 2
Hooiruivenaantal 12
Drinkbakken voor paardenaantal 20
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Stalmestvorkenaantal 4
Borstelsaantal 6
Sponsjesaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Printers
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Startlijstbordenaantal 3

Verlichting

Led-werklampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdonderdelen en het reglement vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Deelnemers moeten vooraf weten welke proeven gelden, hoe de jurering werkt en welke gegevens je nodig hebt.
Plan de inschrijvingen in twee controles: verwerk de aanmeldingen direct en controleer daarna per paard en ruiter de gegevens. Stel pas daarna de startlijst en startnummers op; zo voorkom je correcties bij de inschrijftafel.
Regel dierenarts en hoefsmid niet alleen op papier. Noteer hun bereikbaarheid in de deelnemersinformatie en zorg dat de organisatie op de wedstrijddag via portofoons snel kan overleggen.
Maak een plattegrond waarop arenahekken, trailobstakels, balken, jurytafel, inschrijftafel, parkeerplaatsen en paardenvoorzieningen staan. Zet route- en parkeerborden vóór de eerste deelnemer arriveert.
Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Leg powerbanks klaar en houd een laptop en printer beschikbaar voor een last-minute wijziging van de startlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een westernwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het reserveren van de locatie, het controleren van vergunning en verzekering en het vastleggen van jury en wedstrijdonderdelen. Open de inschrijving pas nadat reglement en benodigde deelnemersgegevens definitief zijn.
Wat moet er op de startlijst van een westernwedstrijd staan?: Neem minimaal het startnummer, de naam van de ruiter, het paard en de wedstrijdonderdelen of startmomenten op. Maak de lijst nadat de aanmeldingen en paarden- en ruitergegevens zijn gecontroleerd, bij voorkeur uiterlijk 1 week vóór de wedstrijd.
Wanneer bestel ik prijzen en linten voor een westernwedstrijd?: Bestel prijzen en linten zodra het aantal wedstrijdonderdelen en de verwachte deelnemersaantallen vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer een week voor de wedstrijd of alle plaatsingen en categorieën overeenkomen met het reglement.
Hoe regel ik de paardenvoorzieningen op een westernwedstrijd?: Plan vóór de wedstrijddag voldoende drinkbakken voor paarden, hooiruiven, kruiwagens, hooivorken en stalmestvorken op de plattegrond. Wijs ook een plek aan voor mest en controleer minimaal 1 dag vooraf of alle voorzieningen schoon en bruikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.