Checklist para organizar un concurso western

Organizar un concurso western requiere coordinar la competición, los caballos y la logística del recinto sin dejar decisiones para el último día. Empieza por reservar el lugar, comprobar permisos y seguros, y cerrar las pruebas y el reglamento. Después podrás gestionar inscripciones, jurado, veterinario, herrador, participantes y material. Esta checklist reúne 76 tareas y 63 elementos para trabajar en orden, desde la planificación inicial hasta la revisión del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Comprobar el permiso de competición
Definir las pruebas de la competición
3 personas
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Definir el jurado
Contratar al speaker y al presentador
Organizar la guardia veterinaria
Tener un herrador de reserva
Comprobar el seguro de la competición
Crear el formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la competición en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de caballos y jinetes
2 personas
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
Elaborar la lista de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Encargar premios y cintas
Imprimir los formularios del jurado
2 personas
Hacer el plano del recinto
2 personas
Enviar información a los participantes
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Comprobar el material de competición
3 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Comprobar las previsiones y el riesgo meteorológico
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la reserva de heno
2 personas
Inspeccionar el terreno y el suelo
3 personas
Arrastrar la arena de competición
3 personas
Delimitar el aparcamiento
3 personas
Preparar los establos y los paddocks
4 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
5 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar los obstáculos de la arena
4 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Revisar y rellenar los baños
2 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Colocar los carteles de ruta y de programa
2 personas
Preparar los dorsales y documentos
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
4 personas

Evento

Recibir a los participantes y los caballos
4 personas
Comprobar la documentación de los caballos
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Acompañar a los caballos a los establos
3 personas
Recibir al público
3 personas
Encargarse del anuncio de apertura
Guiar a los jinetes al paddock
2 personas
Anunciar las listas de salida
Coordinar los componentes de la competición
4 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Mantener la arena segura
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y comidas
3 personas
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
Comprobar el agua de los caballos
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
4 personas
Dar de salida a los caballos de forma segura
3 personas

Seguimiento

Desmontar los obstáculos de la pista
4 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar establos y paddocks
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar resultados y fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8

Material deportivo

Vallas de la arenacant. 24
Obstáculos de trailcant. 8
Vigascant. 12
Conoscant. 30
Dorsalescant. 40
Letras de domacant. 8
Cinta métricacant. 2
Rastros de henocant. 12
Bebederos para caballoscant. 20
Carretillascant. 3
Horcascant. 4
Horcas para estiércolcant. 4
Cepilloscant. 6
Esponjascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Portátilescant. 2
Impresoras
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Banderas de la competicióncant. 20
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 10
Paneles de lista de salidacant. 3

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las pruebas, el reglamento y la composición del jurado antes de abrir las inscripciones. Así el formulario incluirá desde el principio las categorías, requisitos y tasas correctas.
Revisa los datos de cada caballo y jinete antes de preparar la lista de salida. Haz una comprobación final al menos 48 horas antes y asigna entonces los dorsales.
No dejes para la víspera la atención veterinaria ni el herrador de reserva. Confirma sus teléfonos, horarios y disponibilidad antes de publicar la información para los participantes.
Haz un plano del recinto con la arena, aparcamiento, ruta de acceso, inscripción y zonas para caballos. Coloca las señales y comprueba que los bebederos, vallas y material de competición estén listos antes de la llegada.
Prepara el sistema de comunicación con antelación: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, walkie-talkies, cables y baterías externas. Imprime también los formularios del jurado y deja copias de respaldo en la mesa de inscripción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso western?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva el recinto, comprueba permisos y seguros, define las pruebas y contacta con jurado, speaker, veterinario y herrador durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso western?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición. Reserva las últimas 48 horas para comprobar los datos de caballos y jinetes, cobrar las tasas pendientes y elaborar la lista de salida.
¿Qué material hay que revisar antes de un concurso western?: Revisa como mínimo las vallas de la arena, obstáculos de trail, vigas, conos, letras de doma, dorsales, cinta métrica y bebederos. Haz una inspección completa 2 días antes y repárala o sustitúyela antes del montaje final.
¿Cuándo se encarga el catering para un concurso western?: Encarga el catering cuando tengas una estimación fiable de participantes, equipo y jurado, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma también las preferencias dietéticas y el número final de raciones 48 horas antes.

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