Westernwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Westernwettbewerb braucht deutlich mehr als einen reservierten Austragungsplatz. Genehmigungen, Reglement, Jury, Pferdeversorgung und Teilnehmerdaten müssen früh feststehen, damit am Wettkampftag keine offenen Fragen bleiben. Plane Anmeldung, Startgeld, Startliste und Nummern in einer festen Reihenfolge. Diese Checkliste bündelt 76 Aufgaben und 63 benötigte Dinge – von den Trail-Hindernissen bis zur Funktechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfort reservieren
Wettkampfgenehmigung prüfen
Wettkampfbestandteile festlegen
3 Personen
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
Sprecher und Ansager festlegen
Tierärztlichen Bereitschaftsdienst regeln
Hufschmied in Bereitschaft organisieren
Wettkampfversicherung prüfen
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Wettbewerb online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Pferde- und Reiterdaten prüfen
2 Personen
Startgelder erfassen
2 Personen
Startliste erstellen
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Preise und Bänder bestellen
Juryeformulare drucken
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
Wettkampfmaterial prüfen
3 Personen
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
Prognosen und Wetterrisiko prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Heuvorrat bereitstellen
2 Personen
Gelände und Boden inspizieren
3 Personen
Wettkampfarena schleppen
3 Personen
Parkplatz abstecken
3 Personen
Ställe und Paddocks vorbereiten
4 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Arena-Hindernisse aufstellen
4 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
Wegweiser und Programmschilder aufstellen
2 Personen
Startnummern und Dokumente bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Einweisung für Freiwillige geben
4 Personen

Event

Teilnehmer und Pferde empfangen
4 Personen
Pferdepapiere prüfen
2 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Pferde zu den Ställen begleiten
3 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Begrüßungsansage übernehmen
Reiter zum Paddock begleiten
2 Personen
Startlisten ansagen
Wettkampfteile betreuen
4 Personen
Juryformulare einsammeln
2 Personen
Arena sicher halten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Mahlzeiten servieren
3 Personen
Abfall und Tische im Blick behalten
2 Personen
Pferdewasser kontrollieren
2 Personen
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
Pferde sicher auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Arena-Hindernisse abbauen
4 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Ställe und Paddocks reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse und Fotos versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
Jurytisch
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Arena-AbsperrungenAnz. 24
Trail-HindernisseAnz. 8
BalkenAnz. 12
KegelAnz. 30
StartnummernAnz. 40
DressurbuchstabenAnz. 8
MaßbandAnz. 2
HeuraufenAnz. 12
Tränken für PferdeAnz. 20
SchubkarrenAnz. 3
HeugabelnAnz. 4
StallmistgabelnAnz. 4
BürstenAnz. 6
SchwämmeAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Drucker
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

Spiel旗genAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
Startlisten-TafelnAnz. 3

Beleuchtung

LED-ArbeitsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigung, Versicherung und Wettbewerbsreglement mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Erst danach solltest du Einladungen und die Online-Ausschreibung veröffentlichen.
Schließe die Anmeldung etwa 10 Tage vor dem Wettbewerb. Prüfe anschließend Pferde- und Reiterdaten, erfasse die Startgelder und erstelle die Startliste mit Startnummern.
Plane die tierärztliche Bereitschaft und den Hufschmied nicht nur für den Notfall ein: Bestätige beide Dienste spätestens 2 Wochen vorher und gib den Teilnehmern die Kontaktdaten.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Funkgeräte am Vortag. Lege außerdem Verlängerungskabel, Powerbanks, Laptop und Drucker an einem festen Organisationsplatz bereit.
Schicke Geländeplan, Parkhinweise, Route und Teilnehmerinformationen 5 bis 7 Tage vorher. Beschrifte Anmeldebereich, Arena und Pferdeversorgung vor dem ersten Eintreffen der Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Westernwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Austragungsort, Genehmigung, Versicherung und Reglement. Die Ausschreibung kann danach veröffentlicht werden, während Material und Helfer bis spätestens 2 Wochen vorher bestätigt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Westernwettbewerb schließen?: Schließe die Anmeldung ungefähr 10 Tage vor dem Termin. So bleiben dir mehrere Tage, um Pferde- und Reiterdaten zu prüfen, Startgelder zuzuordnen und die Startliste zu erstellen.
Was braucht man für einen Westernwettbewerb?: Neben Arena-Absperrungen und den vorgesehenen Trail-Hindernissen brauchst du unter anderem Startnummern, Kegel, Balken, Maßband, Heuraufen und Tränken. Für Organisation und Ansagen kommen Jury- und Anmeldetisch, Drucker, Laptop, Lautsprecher und Funkgeräte hinzu.
Wann müssen Tierarzt und Hufschmied zugesagt haben?: Bestätige den tierärztlichen Bereitschaftsdienst und den Hufschmied spätestens 2 Wochen vor dem Wettbewerb. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich, ob beide erreichbar sind und wo die zuständigen Ansprechpartner eingetragen sind.

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