Organiser un concours western : la checklist complète

Un concours western se prépare bien avant l’arrivée des premiers cavaliers. Il faut réserver le site, obtenir les autorisations, cadrer les épreuves et le règlement, puis coordonner les inscriptions, le jury et les secours vétérinaires. Les détails logistiques comptent tout autant : accès des vans, stationnement, eau et foin pour les chevaux, sonorisation et affichage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer ce qui est souvent réglé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Vérifier l’autorisation de course
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Réserver l’animateur et le speaker
Organiser la garde de vétérinaire
Prévoir un maréchal-ferrant de secours
Vérifier l’assurance de la compétition
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la compétition en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des chevaux et des cavaliers
2 personnes
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Imprimer les feuilles de jury
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Vérifier les prévisions et les risques météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le stock de foin
2 personnes
Inspecter le terrain et le sol
3 personnes
Tirer l’arène de compétition
3 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Préparer les boxes et paddocks
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les obstacles de l’arène
4 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et d’information
2 personnes
Préparer les dossards et les documents
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les participants et les chevaux
4 personnes
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les chevaux aux écuries
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Assurer l'annonce d'ouverture
Accompagner les cavaliers vers le paddock
2 personnes
Annoncer les listes de départ
Accompagner les épreuves
4 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Assurer la sécurité de l’arène
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les collations et les repas
3 personnes
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
Vérifier l’eau des chevaux
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner les départs
4 personnes
Faire sortir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter les obstacles de l’arène
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les écuries et les paddocks
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières d’arèneqté 24
Obstacles de trailqté 8
Poutresqté 12
Cônesqté 30
Numéros de départqté 40
Lettres de dressageqté 8
Mètre rubanqté 2
Râteliers à foinqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 20
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Fourches à fumierqté 4
Brossesqté 6
Épongesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux de liste de départqté 3

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations au moins 4 à 6 mois avant le concours. Vérifiez notamment si l’épreuve nécessite une autorisation spécifique et si votre assurance couvre la compétition.
Fixez les épreuves, le règlement et la composition du jury avant d’ouvrir les inscriptions. Les modifier après publication entraîne des questions, des corrections de documents et parfois des désistements.
Clôturez les inscriptions 2 à 3 semaines avant le jour J afin de vérifier les données des chevaux et des cavaliers, encaisser les droits, établir la liste de départ et attribuer les numéros.
Réservez tôt le vétérinaire de garde et un maréchal-ferrant de secours, puis transmettez aux participants les contacts, le plan du site, les accès, le stationnement et les horaires au moins 7 jours avant.
Testez la sonorisation, les talkies-walkies, l’alimentation électrique et l’imprimante la veille. Préparez aussi séparément le matériel d’arène, les feuilles du jury, les rubans et les solutions pour l’eau, le foin et les déchets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours western ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois. Ce délai permet de réserver le site, obtenir les autorisations, confirmer le jury et les intervenants, puis gérer les inscriptions sans précipitation.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours western ?: Ouvrez-les environ 8 à 10 semaines avant la compétition. Fixez une date de clôture 2 à 3 semaines avant afin de contrôler les informations et préparer la liste de départ.
Que faut-il prévoir pour les chevaux le jour du concours ?: Prévoyez des points d’eau, des râteliers à foin, des zones de stationnement adaptées et une solution pour évacuer le fumier. Le vétérinaire de garde et le maréchal-ferrant de secours doivent être confirmés avant le jour J.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le plan du site, les horaires, les accès, le stationnement et les consignes au moins 7 jours avant. Une version actualisée de la liste de départ peut être transmise 48 à 72 heures avant le concours.

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