Checklist voor een werkzoekendenbeurs organiseren

Een werkzoekendenbeurs staat of valt met een strakke planning tussen werkgevers, werkzoekenden en de locatie. Leg eerst datum, zaalcapaciteit en deelnemersregistratie vast; daarna volgen uitnodigingen, vacature-informatie en de indeling van de werkgevers. In de laatste weken controleer je aanmeldingen, dieetwensen, techniek en materialen. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat de registratie, gesprekken en presentaties op de dag zelf doorlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zaalcapaciteit controleren
Werkgevers uitnodigen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Deelnemersregistratie openen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op websites plaatsen
Promotie op sociale media plaatsen
Werkgeversprofielen verzamelen
2 personen
Vacatureoverzicht samenstellen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Werkgeversindeling maken
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Bevestigingen versturen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Registratielijst afdrukken
Vacaturefolders afdrukken
2 personen
Routekaarten maken
Werkgeversmateriaal bevestigen
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Informatiemappen vullen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Registratiebalie opstellen
2 personen
Werkgeverstafels opstellen
4 personen
Stoelen en looproutes plaatsen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Werkgeversstands inrichten
8 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Registratieteam briefen

Event

Werkgevers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Werkgeversstands bemannen
12 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon beheren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Lege tafels opruimen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Werkgeversstands afbouwen
6 personen
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Bedankberichten versturen
Aanwezigheidslijst verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Werkgeverstafelsaantal 20
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 26
Folderrekkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 3
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 250
Naambadgehoudersaantal 250
Pijlbordenaantal 12
Werkgeversbannersaantal 20
Programmapostersaantal 8
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Markeerstiftenaantal 24
Tafelnummersaantal 20

Kantoor

Registratieformulierenaantal 250
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 20
Notitieblokkenaantal 100
Informatiemappenaantal 250
Enveloppenaantal 250
Printerpapieraantal 5
Nietmachinesaantal 4
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de werkgeversindeling pas nadat je de deelname hebt bevestigd. Houd per werkgever ruimte voor een tafel, stoelen, folders en eventuele kledingrekken of folderrekken; zo voorkom je een te krappe beursvloer.
Open de deelnemersregistratie zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de registratie enkele dagen voor de beurs, zodat je de registratielijst, naamkaartjes en cateringhoeveelheden definitief kunt maken.
Vraag werkgeversprofielen en vacatures uiterlijk twee weken vooraf op. Gebruik die informatie voor één vacatureoverzicht en controleer daarna namen, functietitels en contactgegevens voordat je folders afdrukt.
Test projector, scherm, laptop, luidsprekers en draadloze microfoon niet pas op de ochtend zelf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, opladers en kabelmatten vooraf klaar en wijs één persoon aan die tijdens het programma technische problemen opvangt.
Maak een apart draaiboek voor de opbouw en ontvangst. Zet informatiebalie, registratielijst, werkgeversmateriaal, koffie- en waterpunten op hun plaats voordat bezoekers binnenkomen; instrueer vrijwilligers bovendien over routekaarten, badge-uitgifte en vragen van deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een werkzoekendenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en werkgevers. Open de deelnemersregistratie zodra het basisprogramma staat en maak de definitieve indeling ongeveer 1 week voor de beurs.
Hoeveel werkgevers kan ik op een werkzoekendenbeurs uitnodigen?: Het aantal hangt af van de zaalcapaciteit en de beschikbare werkgeversstafels. Reserveer per werkgever minimaal één tafel met zitplaatsen en houd daarnaast ruimte vrij voor registratie, looproutes, presentaties en wachtrijen.
Wanneer moet ik catering voor een werkzoekendenbeurs bestellen?: Verzamel dieetwensen tijdens de registratie en bestel de catering ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf. Pas aantallen kort voor de beurs aan op basis van de definitieve deelnemerslijst en bevestigde werkgevers.
Wat moet ik de dag voor een werkzoekendenbeurs controleren?: Controleer de registratielijst, naamkaartjes, vacaturefolders, routekaarten, werkgeversmateriaal en de zaalindeling. Test alle techniek opnieuw en laad laptop, microfoon en andere apparatuur uiterlijk de avond ervoor op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.