Organiser un salon de l’emploi sans rien oublier

Un salon de l’emploi demande de coordonner les employeurs, les intervenants et les candidats plusieurs semaines à l’avance. Commence par confirmer la date, le lieu et la capacité de la salle, puis ouvre les inscriptions et rassemble les informations utiles sur les offres. À l’approche du jour J, concentre-toi sur les confirmations, les badges, l’installation des tables et les tests techniques. Cette checklist regroupe 65 tâches et 52 éléments à prévoir, de la préparation à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier la capacité de la salle
Inviter les employeurs
2 personnes
Inviter les intervenants
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les sites web
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Rassembler les profils des employeurs
2 personnes
Composer l'aperçu des offres d'emploi
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des employeurs
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer les confirmations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Imprimer les flyers d’offres d’emploi
2 personnes
Créer les plans d’accès
Fixer le matériel des employeurs
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les dossiers d'information
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer les tables des employeurs
4 personnes
Installer les chaises et les chemins de circulation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager les stands des employeurs
8 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

Accueillir les employeurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands des employeurs
12 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer le micro
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Ranger les tables vides
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands employeurs
6 personnes
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
Traiter la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tables des employeursqté 20
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Nappesqté 26
Présentoirs à dépliantsqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 6
Passe-câblesqté 10
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 250
Supports de badges nominatifsqté 250
Panneaux indicateursqté 12
Bannières des employeursqté 20
Affiches du programmeqté 8
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24
Numéros de tableqté 20

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 250
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 20
Blocs-notesqté 100
Dossiers d'informationqté 250
Enveloppesqté 250
Papier pour imprimanteqté 5
Agrafeusesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de contacter les employeurs : vérifie la capacité d’accueil, l’accès et la place nécessaire pour les tables des exposants, l’information et la circulation.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes alimentaires et ajuster le nombre de chaises, de verres, de tasses et de portions du catering. Prévois une relance avant la clôture des inscriptions.
Demande à chaque employeur son profil et ses offres avant de finaliser le programme. Tu pourras ainsi préparer un aperçu des postes et imprimer les flyers sans corrections de dernière minute.
Teste le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le micro sans fil au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, chargeurs et passe-câbles sur place.
Prépare les badges nominatifs et la liste d’inscription la veille. Installe le bureau d’information près de l’entrée et garde les plans d’accès, confirmations et offres imprimées à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un salon de l’emploi ?: Commence la préparation au moins 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, confirme les employeurs et les intervenants, puis ouvre les inscriptions et lance la promotion.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’emploi ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu et les premiers éléments du programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture au plus tard 7 jours avant pour traiter les besoins alimentaires et préparer l’accueil.
Que faut-il prévoir pour les employeurs lors d’un salon de l’emploi ?: Prévois une table et des chaises pour chaque employeur, ainsi que les supports de présentation nécessaires. Demande leur matériel au moins 2 semaines avant afin de vérifier les besoins en électricité, ordinateur, présentoirs ou portants.
Quand préparer les badges et le plan de salle ?: Finalise les badges, la répartition des employeurs et le plan de salle 2 à 3 jours avant le salon. Imprime ensuite la liste d’inscription, les offres d’emploi et les plans d’accès la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.