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Jobmesse organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Jobmesse braucht mehrere abgestimmte Abläufe: Arbeitgeber müssen zusagen, Stellenprofile vorliegen und Besucher sich anmelden können. Plane zuerst Datum, Ort und Saalkapazität, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Arbeitgeberaufteilung, Programm, Technik und Beschilderung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Registrierung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Saalkapazität prüfen

  • Arbeitgeber einladen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung auf Websites veröffentlichen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Arbeitgeberprofile sammeln

    2 Personen

  • Stellenübersicht zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Arbeitgeberaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Bestätigungen versenden

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungsliste drucken

  • Stellenausschreibungsflyer drucken

    2 Personen

  • Wegkarten erstellen

  • Arbeitgebermaterial anbringen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Informationsmappen füllen

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Registrierungstheke aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitgeber-Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Laufwege aufstellen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Arbeitgeberstände einrichten

    8 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Registrierungsteam briefen

Event

  • Arbeitgeber empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    3 Personen

  • Stand für Arbeitgeber besetzen

    12 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofon verwalten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Leere Tische abräumen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Arbeitgeberstände abbauen

    6 Personen

  • Präsentationstechnik ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

  • Anwesenheitsliste bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Informationsstand
  • ArbeitgebertischeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 26
  • ProspektständerAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 3
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadegeräteAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 250
  • NamensschildhalterAnz. 250
  • WegweiserAnz. 12
  • ArbeitgeberbannerAnz. 20
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • FlipchartsAnz. 3
  • Flipchart-PapierAnz. 6
  • MarkerAnz. 24
  • TischnummernAnz. 20

Büro

  • RegistrierungsformulareAnz. 250
  • StifteAnz. 80
  • KlemmbretterAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 100
  • InformationsmappenAnz. 250
  • UmschlägeAnz. 250
  • DruckerpapierAnz. 5
  • TackerAnz. 4
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • SeilAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MüllsackhalterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort fest, bevor du Arbeitgeber einlädst. Prüfe dabei die Saalkapazität anhand der erwarteten Besucherzahl plus Platz für Arbeitgebertische, Informationsstand, Sitzplätze und Laufwege.
  • Öffne die Registrierung frühzeitig und verschicke Bestätigungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Jobmesse, damit das Catering angepasst werden kann.
  • Fordere Arbeitgeberprofile und Stellenausschreibungen mit einer festen Frist an, zum Beispiel 14 Tage vor der Messe. So kannst du die Stellenübersicht, Flyer und die Arbeitgeberaufteilung rechtzeitig erstellen.
  • Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon mindestens einen Tag vorher und sichere Kabel mit Kabelmatten.
  • Bereite Namensschilder und die Registrierungsliste am Vortag vor. Drucke zusätzlich Wegkarten und Arbeitgebermaterial aus, damit Besucher auch ohne funktionierende Bildschirme zu den richtigen Tischen finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Einladung der Arbeitgeber. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Stellenprofile, Arbeitgeberaufteilung und das vorläufige Programm vorliegen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Jobmesse geöffnet werden?
Öffne die Teilnehmerregistrierung, sobald Ort, Datum und die wichtigsten Arbeitgeber feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Schließe sie je nach Kapazität 2 bis 3 Tage vorher, damit die Registrierungsliste gedruckt werden kann.
Wie viele Arbeitgeber passen auf eine Jobmesse?
Das hängt von der Saalkapazität und der Tischgröße ab. Plane pro Arbeitgeber mindestens einen Tisch mit Stuhl sowie zusätzliche Fläche für Laufwege und Gespräche ein; teile die Arbeitgeber erst nach der Raumprüfung verbindlich auf.
Wann muss das Catering für eine Jobmesse bestellt werden?
Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Halte am Veranstaltungstag außerdem Kaffee, Tee und Wasser für die gesamte Öffnungszeit bereit.

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