Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y la capacidad de la sala antes de invitar a empresas o abrir el registro. Calcula el aforo con las mesas de empleadores, las sillas, el punto de información y el espacio de circulación, no solo con los asistentes sentados.
• Pide a cada empleador su perfil y sus vacantes antes de preparar la promoción. Deja al menos 7 días para revisar el resumen de puestos, imprimir los folletos y corregir datos de contacto o requisitos.
• No esperes al día del evento para ordenar la sala: asigna con antelación las mesas de empleadores, las mesas altas, los expositores de folletos y los percheros. Envía el mapa de ruta junto con la confirmación para que los participantes sepan dónde registrarse y cómo llegar.
• Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono inalámbrico, cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables; llevar cargadores de repuesto evita interrupciones.
• Cierra el catering después de recopilar las preferencias dietéticas y confirma las cantidades con tiempo. Prepara café, té y agua con neveras portátiles, máquinas de café, teteras, termos, jarras, tazas, vasos, platos y cubiertos antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo empezar a organizar una feria de empleo?

Empieza como mínimo 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha y el lugar, comprueba la capacidad e invita a empleadores y ponentes; después abre el registro y prepara la promoción.

¿Cuándo hay que abrir la inscripción para una feria de empleo?

Ábrela entre 4 y 6 semanas antes del evento, cuando ya puedas publicar la fecha, el lugar y la información básica. Cierra o revisa las inscripciones 3 días antes para preparar confirmaciones, tarjetas de nombre y la lista de registro.

¿Cuándo debo enviar las confirmaciones a los participantes?

Envíalas entre 5 y 7 días antes, cuando el programa, la distribución de empleadores y el mapa de ruta estén definidos. Incluye la hora de llegada, el punto de información y cualquier indicación práctica de acceso.

¿Qué debo comprobar el día anterior a una feria de empleo?

Haz la prueba técnica completa, coloca o etiqueta el material de cada empleador y prepara la lista de registro, las tarjetas de nombre y los folletos de vacantes. Reserva entre 60 y 90 minutos para revisar la sala, los cables, el catering y las bebidas antes de cerrar.

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