LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Werkgeversbijeenkomst organiseren: checklist en planning

Een werkgeversbijeenkomst vraagt om meer dan een datum, zaal en uitnodiging. Je moet programma, sprekers, catering, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met locatie, budget en tijdschema en werk daarna toe naar bevestigde aanmeldingen en een definitieve gastenlijst. In de laatste week controleer je dieetwensen, presentaties, route-informatie en alle materialen voor ontvangst, buffet en presentatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Programma en tijdschema opstellen

    2 personen

  • Budget per onderdeel vastleggen

    2 personen

  • Leveranciers selecteren

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Techniek reserveren

  • Uitnodiging opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen registreren

  • Aanmeldbevestigingen versturen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Sprekers bevestigen

  • Presentaties verzamelen

  • Naamkaartjes ontwerpen

  • Naamkaartjes printen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Dieetoverzicht aan catering geven

  • Route en parkeergegevens delen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Houdbare voorraad controleren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Servies en glaswerk klaarzetten

    2 personen

  • Cateringlevering controleren

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes sorteren

  • Buffet opbouwen

    4 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Techniek aansluiten

    2 personen

  • Presentaties testen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Verlichting controleren

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Briefing ontvangstteam geven

    3 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Presentaties begeleiden

    2 personen

  • Microfoons beheren

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Servies afruimen

    3 personen

  • Netwerktafels aanvullen

    2 personen

  • Afscheidsgroet verzorgen

  • Gasten uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Eten en dranken afdekken

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Servies en glaswerk afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Koelboxen legen

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Sleutels en locatie opleveren

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

  • Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 60
  • Statafelsaantal 6
  • Garderoberek
  • Kledinghangersaantal 60
  • Buffettafelaantal 3

Servies

  • Dinerbordenaantal 70
  • Dessertbordenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Waterglazenaantal 80
  • Wijnglazenaantal 70
  • Champagneglazenaantal 60
  • Koffielepelsaantal 60
  • Dinervorkenaantal 70
  • Diner­messenaantal 70
  • Opscheplepelsaantal 12

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks­messenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Schaaltjesaantal 12
  • Kannenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 6
  • IJscontainersaantal 3

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Presentatieklikker
  • Powerbanksaantal 2

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Servettenhoudersaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Naamkaartjesaantal 60
  • Naamkaartjeshoudersaantal 60
  • Welkomstbord
  • Ballonnenaantal 40
  • Ballonnenlintaantal 2
  • Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4
  • LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het tijdschema vast voordat je catering en techniek boekt. Noteer per onderdeel de starttijd, duur en verantwoordelijke, zodat ontvangst, presentaties en pauzes niet door elkaar lopen.
  • Stuur de uitnodiging uiterlijk drie tot vier weken vooraf en sluit de aanmelding bijvoorbeeld zeven dagen voor de bijeenkomst. Zo houd je tijd over voor aanmeldbevestigingen, naamkaartjes en de definitieve gastenlijst.
  • Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het overzicht uiterlijk drie werkdagen vooraf aan de catering. Controleer op de dag zelf of de geleverde maaltijden en labels met dit overzicht overeenkomen.
  • Verzamel presentaties niet pas bij binnenkomst. Vraag bestanden uiterlijk 48 uur vooraf op, test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en verlengkabels en bewaar een kopie op een tweede apparaat.
  • Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor ontvangst. Zet stoelen, statafels, garderoberek, naamkaartjes, buffetservies en glazen klaar en koel dranken op tijd; controleer de cateringlevering zodra die arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een werkgeversbijeenkomst organiseren?
Start bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met datum, locatie, budget en programma. Reserveer catering, techniek en sprekers zodra de datum vaststaat, omdat die onderdelen vaak als eerste volgepland raken.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een werkgeversbijeenkomst?
Verstuur de uitnodiging drie tot vier weken vooraf en geef genodigden ongeveer twee weken om te reageren. Sluit de aanmelding zeven dagen voor het event, zodat je de gastenlijst, dieetwensen en naamkaartjes kunt afronden.
Wanneer moet ik dieetwensen doorgeven aan de catering?
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en stuur het definitieve overzicht uiterlijk drie werkdagen vooraf naar de catering. Houd op de locatie een extra exemplaar bij de ontvangst en controleer de levering tegen dit overzicht.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een werkgeversbijeenkomst?
Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en techniekcontrole. Plan bij een uitgebreid buffet of meerdere presentaties liever twee uur, zodat je ook stoelen, garderobe, servies, dranken en presentatiemateriaal kunt nalopen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!