Checklist pour organiser une réunion des employeurs

Une réunion des employeurs demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, le catering et l’accueil des participants. Cette checklist rassemble 69 tâches et 53 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils doivent être réglés. Vous y trouverez notamment la gestion des inscriptions, des besoins alimentaires, des badges, des présentations et de la technique. Utilisez-la pour suivre l’avancement, répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Fixer le budget par poste
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la technique
Rédiger l’invitation
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Établir la liste définitive des invités
Remettre le récapitulatif des régimes au catering
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Vérifier la livraison du catering
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Monter le buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Réapprovisionner les tables de networking
2 personnes
Préparer le mot de départ
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Portant à vêtements
Cintresqté 60
Table de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettes de tableqté 70
Couteaux à dînerqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-nomsqté 60
Panneau d’accueil
Ballonsqté 40
Ruban à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le budget avant de contacter les fournisseurs : ces trois décisions conditionnent le programme, le catering et la technique.
Envoyez les invitations assez tôt pour laisser le temps de recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites ensuite parvenir au catering le récapitulatif définitif des régimes.
Demandez les présentations des intervenants avant le jour J et testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI et les rallonges au moins une fois sur place.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste finale des invités, puis imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et vérifiez la livraison du catering. Contrôlez aussi la vaisselle, la verrerie, les carafes, les thermos et les glacières.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion des employeurs ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, le catering et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre de repas au catering ?: Transmettez le nombre définitif de participants et les régimes alimentaires 3 à 5 jours avant la réunion, selon les conditions du fournisseur. Gardez une petite marge pour les changements tardifs.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités pour installer et tester le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI et les rallonges. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent leur propre présentation.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Concevez-les dès que les inscriptions sont bien avancées, puis imprimez la version définitive 1 à 2 jours avant la réunion. Conservez quelques badges vierges pour les modifications et les arrivées sans inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.