Arbeitgebertreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Zeitplan spätestens 4 Wochen vorher fest. Referenten brauchen ihre Bestätigung, und Präsentationen sollten nicht erst am Veranstaltungstag auf dem Laptop eintreffen.
• Reserviere Catering und Technik, sobald Datum und Ort feststehen – idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel gemeinsam.
• Schicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Treffen und setze eine klare Rückmeldefrist. Erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche, damit das Catering mindestens 5 Tage vorher eine belastbare Übersicht erhält.
• Erstelle 2 bis 3 Tage vorher die endgültige Gästeliste und drucke die Namensschilder. Teile gleichzeitig Route und Parkinformationen und prüfe die Wettervorhersage, falls Teile des Treffens draußen stattfinden.
• Bereite am Vortag haltbare Vorräte, Snacks und Geschirr vor und kühle die Getränke früh genug. Kontrolliere bei der Cateringlieferung sofort Menge, Vollständigkeit und Sonderwünsche, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Arbeitgebertreffen planen?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Programm. Catering, Technik und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Arbeitgebertreffen?

Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und gib eine Rückmeldefrist von etwa 7 bis 10 Tagen. So bleiben noch mindestens 5 Tage für die Diätübersicht und die endgültige Bestellung beim Catering.

Wie viele Getränke braucht man für ein Arbeitgebertreffen?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und kühle die Getränke spätestens am Vortag.

Wann müssen Technik und Präsentationen bereit sein?

Reserviere Beamer, Leinwand und Zubehör 4 bis 6 Wochen vorher. Sammle alle Präsentationen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Treffen und teste die Anschlüsse vor dem Einlass.

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