Werkconferentie organiseren: checklist en planning

Een werkconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, werkvormen, groepsindeling, techniek, catering en informatie voor deelnemers. Begin met datum, doel en programma, leg daarna locatie en betrokkenen vast en werk toe naar een gecontroleerde uitvoeringsdag. Deze checklist bevat 79 taken en 59 spullen, zodat ook details zoals naamkaartjes, HDMI-kabels, dieetwensen, bewegwijzering en gekoelde dranken niet te laat op je planning komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Sprekers en gespreksleiders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen doorgeven aan catering
Catering en maaltijd reserveren
Technische apparatuur reserveren
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Presentaties verzamelen
Werkvormen voorbereiden
3 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Naamkaartjes printen
Programma's printen
Werkbladen printen
2 personen
Route en bewegwijzering maken
Herinnering aan deelnemers sturen
Sprekersbriefing versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Werkbladen en materialen klaarleggen
2 personen
Zaal schoon en leegmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Beamer en scherm opstellen
2 personen
Geluid en microfoons aansluiten
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Flip-overs en stiften klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
Hapjes portioneren
2 personen
Afvalpunten plaatsen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Werkconferentie openen
Sprekers begeleiden
Presentaties technisch ondersteunen
Tijdschema bewaken
Werkvormen begeleiden
4 personen
Flip-overs verzamelen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Resultaten per groep noteren
4 personen
Lunchbuffet openen
2 personen
Buffet en dieetopties toelichten
Buffet bijvullen
3 personen
Servies en glazen aanvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Avondprogramma hervatten
Actiepunten plenair bespreken
2 personen
Actiepunten zichtbaar noteren
Dranken bijvullen
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Werkconferentie afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Flip-overs en materialen opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
Deelnemersbedankje versturen
Actiepunten naar deelnemers sturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Schenkkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Tangenaantal 6
dienbladenaantal 6

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Werkbladenaantal 120
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Flip-overblokkenaantal 8
Plakbriefjesaantal 20
Enveloppenaantal 60
Printpapieraantal 2
Naamstickersaantal 2
Pennenbakjesaantal 8

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 8
Deurbordjesaantal 6
Standaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer techniek zodra het programma staat. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels en presentatieklikker uiterlijk één werkdag vooraf in de zaal.
Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen en groepsindeling te kunnen verwerken. Geef wijzigingen in aantallen en voedingswensen uiterlijk 5 werkdagen voor de werkconferentie door aan de catering.
Plan de deelnemerscommunicatie in twee momenten: een bevestiging na inschrijving en een herinnering enkele dagen voor de bijeenkomst. Zet route, starttijd, programma, locatie en eventuele voorbereiding in de laatste mail.
Maak naamkaartjes, programma's en werkbladen pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Houd bij printwerk rekening met extra exemplaren: reken minimaal 5 procent boven het definitieve aantal deelnemers.
Loop de zaal de dag ervoor na met de uitvoeringslijst. Controleer tafels, stoelen, registratietafel, bewegwijzering, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en servies voordat de eerste spreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een werkconferentie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Plan de definitieve deelnemersinformatie, catering en techniek uiterlijk 1 tot 2 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een werkconferentie versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf als deelnemers hun agenda moeten vrijhouden. Stuur een herinnering 3 tot 5 dagen voor de werkconferentie, met route, tijden en praktische informatie.
Wanneer geef ik dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en geef het overzicht uiterlijk 5 werkdagen voor de werkconferentie door. Controleer de aantallen opnieuw zodra de inschrijving sluit.
Hoeveel extra werkbladen en programma's moet ik printen?: Print voor iedere deelnemer één exemplaar en voeg minimaal 5 procent reserve toe. Bij 80 deelnemers betekent dat 84 exemplaren; neem voor sprekers en gespreksleiders daarnaast enkele aparte sets mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.