Arbeitskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Arbeitskonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten, einen belastbaren Zeitplan und funktionierende Technik. Beginne mit Termin, Programm, Veranstaltungsort und Referenten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Gruppen, Präsentationen und Arbeitsmaterialien. In den letzten Tagen prüfst du Beschilderung, Namensschilder, Catering, Getränke und jedes Kabel vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Sprecher und Moderatoren ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Diätwünsche an das Catering weitergeben
Catering und Mahlzeiten reservieren
Technische Geräte reservieren
Programm und Zeiten ausarbeiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
Arbeitsmethoden vorbereiten
3 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
Namensschilder drucken
Programme drucken
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
Route und Beschilderung erstellen
Erinnerung an die Teilnehmer senden
Sprecherbriefing versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering prüfen
2 Personen
Arbeitsblätter und Materialien bereitlegen
2 Personen
Saal reinigen und leerräumen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
Ton und Mikrofone anschließen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Flipcharts und Marker bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
Snacks portionieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Arbeitskonferenz eröffnen
Redner betreuen
Präsentationen technisch unterstützen
Zeitplan überwachen
Arbeitsformen moderieren
4 Personen
Flipcharts sammeln
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Ergebnisse pro Gruppe notieren
4 Personen
Mittagsbuffet eröffnen
2 Personen
Buffet- und Ernährungsoptionen erläutern
Buffet nachfüllen
3 Personen
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm fortsetzen
Aktionspunkte im Plenum besprechen
2 Personen
Aktionspunkte sichtbar notieren
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Arbeitstagung abschließen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Restbestände verpacken
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
Flipcharts und Materialien aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Aktionspunkte an Teilnehmer senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
ZangenAnz. 6
TablettsAnz. 6

Papierwaren

NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 60
ArbeitsblätterAnz. 120
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
Flipchart-BlöckeAnz. 8
KlebezettelAnz. 20
UmschlägeAnz. 60
DruckpapierAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 2
StiftehalterAnz. 8

Beschilderung

WegweiserAnz. 8
TürschilderAnz. 6
StänderAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm zuerst fest: Reserviere Saal, Sprecher und Moderatoren möglichst mehrere Wochen vor der Konferenz, damit Einladungen mit vollständigen Zeiten verschickt werden können.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Teilnehmerliste einige Tage vorher, bestätige Anmeldungen und gib erfasste Diätwünsche rechtzeitig an das Catering weiter.
Plane die Technik pro Raum und Programmpunkt: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker vor Beginn – nicht erst während des ersten Vortrags.
Drucke Namensschilder, Programme und Arbeitsblätter mit einer kleinen Reserve. Bei einer Konferenz sind 5 bis 10 zusätzliche Exemplare praktisch, falls Nachmeldungen oder beschädigte Unterlagen dazukommen.
Bereite den Empfang und die Pausen am Vorabend oder früh am Morgen vor: Stelle Registrierungstisch, Sitzplätze und Buffetische auf, kühle Getränke und prüfe Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Geschirr und Servierbesteck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Arbeitskonferenz organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Programm und Referenten. Einladungen sollten mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für eine Arbeitskonferenz geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor der Konferenz. So bleiben Zeit für Teilnehmerliste, Namensschilder, Gruppen, Arbeitsblätter und die Weitergabe der Ernährungswünsche an das Catering.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Arbeitskonferenz?: Plane mindestens 60 Minuten vor dem Einlass für den vollständigen Test ein. Prüfe jede Präsentation, den Beamer, die Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und den Präsentationsklicker im tatsächlich verwendeten Raum.
Wie viele zusätzliche Unterlagen sollte man drucken?: Drucke pro Dokument etwa 5 bis 10 zusätzliche Exemplare, zusätzlich zur bestätigten Teilnehmerzahl. Das deckt Nachmeldungen, Verluste und beschädigte Arbeitsblätter ab, ohne unnötig große Mengen zu produzieren.

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