Checklist voor een goed georganiseerde stripboekenbeurs
Een stripboekenbeurs staat of valt met een duidelijke indeling en strakke voorbereiding. Bevestig eerst de datum en zaal, controleer vergunningen en verzekering en leg daarna de voorwaarden voor standhouders vast. Houd bij aanmeldingen niet alleen namen bij, maar ook standgegevens, dieetwensen en betaalafspraken. In de laatste weken verschuift de aandacht naar de plattegrond, badges, bewegwijzering, kassa en vrijwilligers. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt en welke zaken vaak pas op de beursdag worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en zaal bevestigen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Affiches verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Standhoudersgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Programma samenstellen
2 personen
Prijsafspraken bevestigen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Beveiliging reserveren
Kassa- en pinprocedure maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaborden printen
Standhouderslijst printen
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Contant wisselgeld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Boekenstands inrichten
4 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Programmaborden plaatsen
2 personen
Deur- en balieteam instrueren
3 personen
Toiletten controleren
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Standhouders wegwijs maken
2 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Rondgang door de zaal maken
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers aankondigen
Entree sluiten
2 personen
Nazorg
Standhouders uitchecken
3 personen
Contant geld veiligstellen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Boekenstands afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen sorteren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Facturen en bonnetjes ordenen
Standhouders informeren over borg
Dankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Standtafelsaantal 45
- Bezoekerstafelsaantal 6
- Stoelenaantal 80
- Klapstoelen voor standhoudersaantal 50
- Presentatierekkenaantal 20
- Boekensteunenaantal 90
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Pinapparatenaantal 2
- Kassaladesaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Mobiele telefoonsaantal 3
- Portofoonsaantal 6
- Handmicrofoon
- Luidsprekersaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare koffiebekersaantal 120
- Drinkglazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 50
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Stripfiguurpostersaantal 20
- Decoratieve tekstbordenaantal 8
- Tafelnummersaantal 50
- Naamkaartjesaantal 60
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledtafellampenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiemiddelaantal 4
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Registratieformulierenaantal 400
- Programmafoldersaantal 400
- Standhouderscontractenaantal 60
- Pennenaantal 30
- Kleefbriefjesaantal 20
- A4-papieraantal 2
- A4-displayhoezenaantal 100
- Prijsetikettenaantal 1000
- Kassabonnenrollenaantal 12
- Polsbandjesaantal 500
- Naamstickersaantal 100
- Papiertapeaantal 12
- Markeerstiftenaantal 20
- Plakbandaantal 12
- Scharenaantal 8
- Nietmachinesaantal 4
- Nietjesaantal 8
- Touwaantal 4
- Klembordenaantal 6
Bewegwijzering
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Toiletbordjesaantal 4
- Ingangsbanner
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Zaklampenaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
Geldverwerking
- Contante geldkistaantal 2
- Wisselgeldbakjesaantal 4
- Afrekenformulierenaantal 80
Gereedschap
- Accuboormachinesaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 2
- Steeksleutelsaantal 2
- Hameraantal 2
- Meetlintenaantal 2
- Tie-wrapsaantal 200
- Reservebatterijenaantal 40
Tips
- Maak de standindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Wijs iedere stand een nummer toe en druk de plattegrond, standhouderslijst en programmaborden uiterlijk enkele dagen vooraf af.
- Leg betaalprocedures minimaal één week van tevoren vast. Test alle pinapparaten, bepaal wie de kassalades beheert en neem contant wisselgeld op voordat de deuren opengaan.
- Plan techniek per ruimte, niet alleen per activiteit. Controleer verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels en spreek af wie de luidsprekers, handmicrofoon en portofoons bedient.
- Verzamel standhoudersgegevens en dieetwensen vóór je het programma en de catering definitief maakt. Zet badges, polsbandjes en andere toegangsmiddelen per rol gesorteerd klaar.
- Loop de bezoekersroute één keer volledig na voordat je opent. Bewegwijzering naar entree, stands, kassa en programma voorkomt opstoppingen en maakt duidelijk waar bezoekers moeten zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een stripboekenbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met zaal, datum, vergunningen en verzekering. Nodig standhouders daarna zo snel mogelijk uit, zodat je de plattegrond en het programma tijdig kunt maken.
- Hoe maak ik een plattegrond voor een stripboekenbeurs?
- Maak de plattegrond zodra je een eerste overzicht van de standhouders hebt, meestal 3 tot 4 weken voor de beurs. Nummer alle stands, houd looproutes vrij en leg entree, kassa, programma en nooduitgangen duidelijk vast.
- Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een stripboekenbeurs?
- Bevestig standhouders uiterlijk 3 weken voor de beurs, nadat prijsafspraken en gegevens zijn gecontroleerd. Vraag ontbrekende informatie binnen 5 werkdagen na de aanmelding op.
- Hoe regel ik betalingen op een stripboekenbeurs?
- Maak uiterlijk 1 week vooraf één kassa- en pinprocedure met verantwoordelijkheden, test de pinapparaten en regel contant wisselgeld. Controleer op de ochtend zelf opnieuw stroom, verbinding en kassalades.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!