Zo organiseer je een werkconferentie

Een werkconferentie staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Leg eerst het doel, de datum, de locatie en het programma vast; daarna volgen sprekers, aanmeldingen, werkvormen en catering. Plan technische tests en drukwerk niet voor het laatste moment: presentaties, groepsindelingen en dieetwensen komen vaak pas laat binnen. Werk op de dag zelf met één deelnemerslijst en een korte controle per ruimte, zodat registratie, sessies en pauzes zonder zoeken starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Sprekers en gespreksleiders benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Dieetwensen doorgeven aan catering
10
Catering en maaltijd reserveren
11
Technische apparatuur reserveren
12
Programma en tijden uitwerken
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Werkvormen voorbereiden
3 personen
15
Groepsindeling maken
2 personen
16
Deelnemerslijst controleren
17
Naamkaartjes printen
18
Programma's printen
19
Werkbladen printen
2 personen
20
Route en bewegwijzering maken
21
Herinnering aan deelnemers sturen
22
Sprekersbriefing versturen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Catering controleren
2 personen
26
Werkbladen en materialen klaarleggen
2 personen
27
Zaal schoon en leegmaken
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Naamkaartjes klaarleggen
31
Presentaties op laptop zetten
2 personen
32
Beamer en scherm opstellen
2 personen
33
Geluid en microfoons aansluiten
2 personen
34
Techniek volledig testen
2 personen
35
Flip-overs en stiften klaarzetten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
38
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
39
Hapjes portioneren
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Werkconferentie openen
45
Sprekers begeleiden
46
Presentaties technisch ondersteunen
47
Tijdschema bewaken
48
Werkvormen begeleiden
4 personen
49
Flip-overs verzamelen
2 personen
50
Pauzedranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Vragen uit de zaal verzamelen
53
Resultaten per groep noteren
4 personen
54
Lunchbuffet openen
2 personen
55
Buffet en dieetopties toelichten
56
Buffet bijvullen
3 personen
57
Servies en glazen aanvullen
2 personen
58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
59
Avondprogramma hervatten
60
Actiepunten plenair bespreken
2 personen
61
Actiepunten zichtbaar noteren
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Borrelhapjes serveren
2 personen
64
Werkconferentie afsluiten
65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Servies verzamelen
3 personen
67
Restanten verpakken
2 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
69
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
70
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
71
Flip-overs en materialen opruimen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
74
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
75
Geleende spullen controleren
76
Apparatuur retourneren
2 personen
77
Overgebleven materialen opbergen
78
Deelnemersbedankje versturen
79
Actiepunten naar deelnemers sturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Schenkkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Tangenaantal 6
dienbladenaantal 6

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Werkbladenaantal 120
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Flip-overblokkenaantal 8
Plakbriefjesaantal 20
Enveloppenaantal 60
Printpapieraantal 2
Naamstickersaantal 2
Pennenbakjesaantal 8

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 8
Deurbordjesaantal 6
Standaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra datum en programma op hoofdlijnen vaststaan. Controleer meteen of er genoeg tafels, stoelen en aparte werkruimtes zijn voor je groepsindeling.
Benader sprekers en gespreksleiders vroeg en stuur de briefing uiterlijk één week voor de conferentie. Vraag presentaties vooraf op, zodat laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabels getest kunnen worden.
Open het aanmeldformulier zodra de eerste versie van het programma klaar is. Verzamel dieetwensen niet alleen bij de inschrijving, maar zet ze uiterlijk 3 werkdagen voor de conferentie door aan de catering.
Plan voor registratie minstens 30 minuten vóór de start. Leg naamkaartjes, programma's en werkbladen op volgorde klaar bij de registratietafel en controleer de deelnemerslijst op dubbele of ontbrekende namen.
Test alle techniek per zaal op de dag ervoor of minimaal 2 uur vóór aanvang. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen afzonderlijk; neem ook een presentatieklikker en reservekabel mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een werkconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Sprekers, aanmeldingen en catering krijgen daarna genoeg tijd; plan de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de registratie van een werkconferentie?: Open de registratie 30 minuten vóór het officiële programma. Bij meer dan 50 deelnemers zijn twee mensen bij de registratietafel verstandig, zodat naamkaartjes en vragen de start niet vertragen.
Wanneer moet je de presentaties voor een werkconferentie verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en controleer ze technisch uiterlijk 1 werkdag vóór de conferentie. Zo kun je ontbrekende bestanden, lettertypen of aansluitingen nog oplossen.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 3 werkdagen vóór de conferentie. Geef daarna het definitieve aantal en de soorten dieetwensen door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.