Zo organiseer je een stripboekenbeurs

Begin met de datum, zaalcapaciteit en voorwaarden voor standhouders. Daarna leg je de deelnemers vast, maak je een indeling van de stands en bouw je het programma op rond de beschikbare ruimte. Regel betalingen, vrijwilligers, beveiliging en bewegwijzering ruim vóór de beursdag. Vooral stroompunten, standhoudersgegevens en wisselgeld worden vaak te laat geregeld. Met een vaste volgorde voorkom je dat de opbouw en ontvangst van bezoekers op dezelfde ochtend nog moeten worden uitgezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Standhouders uitnodigen
2 personen
7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale berichten plaatsen
9
Affiches verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Standhouders bevestigen
12
Standhoudersgegevens verzamelen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Plattegrond van stands maken
2 personen
15
Standnummers toewijzen
16
Programma samenstellen
2 personen
17
Prijsafspraken bevestigen
18
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
19
Beveiliging reserveren
20
Kassa- en pinprocedure maken
2 personen
21
Bewegwijzering ontwerpen
22
Programmaborden printen
23
Standhouderslijst printen
24
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
25
Contant wisselgeld opnemen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Boodschappen controleren
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Materialen naar locatie brengen
4 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
32
Zaal schoonmaken
3 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
34
Standnummers ophangen
2 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Boekenstands inrichten
4 personen
38
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
39
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen
42
Programmaborden plaatsen
2 personen
43
Deur- en balieteam instrueren
3 personen
44
Toiletten controleren

Event

45
Entree openen
3 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Polsbandjes uitdelen
2 personen
48
Standhouders wegwijs maken
2 personen
49
Programma aankondigen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Standhouders ondersteunen
2 personen
56
Rondgang door de zaal maken
2 personen
57
Verloren voorwerpen registreren
58
Laatste bezoekers aankondigen
59
Entree sluiten
2 personen

Nazorg

60
Standhouders uitchecken
3 personen
61
Contant geld veiligstellen
2 personen
62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Boekenstands afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Geleende materialen sorteren
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Restanten opbergen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen afhandelen
75
Facturen en bonnetjes ordenen
76
Standhouders informeren over borg
77
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 45
Bezoekerstafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Klapstoelen voor standhoudersaantal 50
Presentatierekkenaantal 20
Boekensteunenaantal 90
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassaladesaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Mobiele telefoonsaantal 3
Portofoonsaantal 6
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 3

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Tangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 50
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Stripfiguurpostersaantal 20
Decoratieve tekstbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 50
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledtafellampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiemiddelaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Registratieformulierenaantal 400
Programmafoldersaantal 400
Standhouderscontractenaantal 60
Pennenaantal 30
Kleefbriefjesaantal 20
A4-papieraantal 2
A4-displayhoezenaantal 100
Prijsetikettenaantal 1000
Kassabonnenrollenaantal 12
Polsbandjesaantal 500
Naamstickersaantal 100
Papiertapeaantal 12
Markeerstiftenaantal 20
Plakbandaantal 12
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Touwaantal 4
Klembordenaantal 6

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Toiletbordjesaantal 4
Ingangsbanner

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Geldverwerking

Contante geldkistaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 4
Afrekenformulierenaantal 80

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Steeksleutelsaantal 2
Hameraantal 2
Meetlintenaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Reservebatterijenaantal 40

Tips

Maak de standindeling zodra de eerste standhouders definitief zijn. Wijs elk nummer toe en controleer of tafels, presentatierekken en stoelen passen zonder doorgangen smaller dan ongeveer 1,2 meter te maken.
Leg uiterlijk een week vooraf vast welke standhouder welke prijsafspraken en gegevens heeft aangeleverd. Print daarnaast een actuele standhouderslijst, zodat vrijwilligers niet met losse berichten of oude inschrijvingen werken.
Test de kassa- en pinprocedure vóór de beurs met elk pinapparaat. Neem contant wisselgeld op en wijs per kassa minstens twee personen aan: één voor betalingen en één voor vragen of problemen.
Maak een stroomplan voor pinapparaten, luidsprekers, koffiezetapparaten en waterkokers. Reserveer per zone voldoende stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels en plak kabels af voordat bezoekers binnenkomen.
Plan de opbouw in twee blokken: eerst tafels, stoelen en rekken, daarna bewegwijzering, badges, programmaborden en catering. Houd minimaal 60 minuten tussen het afronden van de inrichting en de ontvangst van de eerste bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stripboekenbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, zaal, vergunningen en verzekering. Nodig standhouders uiterlijk 8 weken vooraf uit en bevestig deelnemers, plattegrond en programma 2 tot 3 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heb je nodig per stand op een stripboekenbeurs?: Reken minimaal op de tafelmaat plus ongeveer 1 meter werkruimte achter de stand. Houd daarnaast gangen van circa 1,2 meter vrij; maak de definitieve plattegrond pas nadat je alle tafel- en rekformaten hebt verzameld.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig voor een stripboekenbeurs?: Maak per contante kassa een aparte wisselgeldset met vooral munten en biljetten van 5 en 10 euro. Tel die set vóór opening en opnieuw na sluiting; stem het bedrag af op je verwachte bezoekersaantal en gemiddelde verkoopprijs.
Wanneer moet je de standhouderslijst en badges printen?: Print de standhouderslijst, standnummers, badges en programmaborden 2 tot 3 dagen vooraf. Bewaar ook een digitale versie op minstens twee telefoons, zodat je wijzigingen op de beursdag nog kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.