Checklist para organizar una conferencia de trabajo

Una conferencia de trabajo necesita coordinación mucho antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne las 79 tareas y 59 elementos necesarios para avanzar en el orden adecuado: fecha y sala, ponentes, inscripciones, programa, catering, equipo técnico y preparación del espacio. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como recoger las preferencias dietéticas, probar las conexiones y preparar las acreditaciones. Úsala como guía de organización y marca cada paso a medida que lo completes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Contactar con ponentes y moderadores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar las necesidades dietéticas a catering
Reservar catering y comida
Reservar equipo técnico
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar las dinámicas
3 personas
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Comprobar la lista de participantes
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir los programas
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
Crear la ruta y la señalización
Enviar un recordatorio a los participantes
Enviar briefing a los ponentes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Preparar hojas de trabajo y materiales
2 personas
Limpiar y vaciar la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el sonido y los micrófonos
2 personas
Probar toda la técnica
2 personas
Preparar rotafolios y rotuladores
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Preparar el buffet de la noche
3 personas
Porcionar aperitivos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Inaugurar la conferencia de trabajo
Coordinar a los ponentes
Dar soporte técnico a las presentaciones
Vigilar el horario
Coordinar actividades
4 personas
Reunir rotafolios
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger preguntas del público
Anotar resultados por grupo
4 personas
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
Explicar las opciones del buffet y de dieta
Reponer el bufé
3 personas
Reponer vajilla y vasos
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reanudar el programa de la noche
Discutir los puntos de acción en plenaria
2 personas
Anotar visiblemente los puntos de acción
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Cerrar la conferencia de trabajo
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Recoger los rotafolios y el material
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
Comprobar los objetos prestados
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
Enviar agradecimiento a los participantes
Enviar los puntos de acción a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 60
Cuchilloscant. 70
Tenedorescant. 70
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cuencos para servircant. 4
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Pinzascant. 6
bandejascant. 6

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 60
Folletos del programacant. 60
Tableros de trabajocant. 120
Bloc de notascant. 60
Bolígrafoscant. 70
Bloc de rotafoliocant. 8
Notas adhesivascant. 20
Sobrescant. 60
Papel de impresióncant. 2
Pegatinas con nombrecant. 2
Portalápicescant. 8

Señalización

Carteles direccionalescant. 8
Carteles para las puertascant. 6
Soportescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Decoración

Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa provisional y la sala con varias semanas de margen. Hasta confirmar la capacidad, la distribución de mesas y sillas y el equipo disponible, no envíes las invitaciones.
Abre las inscripciones cuando ya tengas definidos el horario, la sede y las necesidades básicas de los asistentes. Recoge las preferencias dietéticas desde el formulario y pásalas al catering al menos 7 días antes.
Pide las presentaciones a los ponentes antes de la conferencia y prepara una copia en el portátil. Reserva tiempo para comprobar el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables HDMI y las regletas.
Prepara con antelación la lista de participantes, las etiquetas con nombres, los programas y las hojas de trabajo. Coloca la mesa de registro y la señalización antes de la llegada del primer asistente, no durante la recepción.
Envía un recordatorio a los participantes y un briefing a los ponentes pocos días antes. El día anterior, enfría las bebidas, revisa el catering y comprueba que las tazas, vasos, platos y cubiertos de servicio estén disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de trabajo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la sede, contactar con ponentes y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, cerrar el catering, recopilar presentaciones y revisar el equipo.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una conferencia?: Envíalas cuando estén confirmados la fecha, el lugar y el programa provisional, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes del evento.
¿Cuándo se deben comunicar las dietas especiales al catering?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comunícalas al catering como mínimo 7 días antes. Vuelve a comprobar la lista de participantes y las restricciones 48 horas antes.
¿Qué hay que comprobar del equipo técnico antes de una conferencia?: Haz una prueba completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, alargadores, regletas y clic de presentación. Reserva al menos 60 minutos para detectar fallos y corregirlos.

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