Checklist pour organiser une conférence de travail

Une conférence de travail réussie repose sur un enchaînement précis : programme, salle, intervenants, inscriptions et logistique doivent avancer ensemble. Commencez par fixer la date et le déroulé, puis verrouillez rapidement le lieu, le traiteur et le matériel technique. Dans les jours précédant l’événement, concentrez-vous sur les supports, les groupes, les badges et les consignes pratiques. Cette checklist vous aide à suivre les 79 tâches du plan sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Contacter les intervenants et les animateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Transmettre les besoins alimentaires au traiteur
Réserver le catering et le repas
Réserver le matériel technique
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les méthodes de travail
3 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
Envoyer un rappel aux participants
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Préparer les feuilles de travail et le matériel
2 personnes
Nettoyer et vider la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher le son et les micros
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Préparer les paperboards et les marqueurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer le buffet du soir
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la conférence de travail
Accompagner les intervenants
Assurer le support technique des présentations
Veiller au planning
Animer les activités
4 personnes
Rassembler les paperboards
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Noter les résultats par groupe
4 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Présenter le buffet et les options alimentaires
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Relancer le programme du soir
Discuter des points d’action en plénière
2 personnes
Noter les actions à entreprendre de manière visible
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Clôturer la conférence de travail
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Ranger les paperboards et le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le matériel restant
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer les points d'action aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pincesqté 6
plateauxqté 6

Papeterie

Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Feuilles de travailqté 120
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 70
Blocs pour chevaletqté 8
Post-itqté 20
Enveloppesqté 60
Papier d’impressionqté 2
Étiquettes nominativesqté 2
Pots à stylosqté 8

Signalétique

Panneaux indicateursqté 8
Plaques de porteqté 6
Supportsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les horaires, la capacité et les besoins techniques déterminent directement le formulaire et les invitations.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez-les au traiteur au plus tard quelques jours avant la conférence. Prévoyez aussi un comptage final des participants.
Rassemblez les présentations, feuilles de travail et consignes des intervenants avant la dernière semaine. Gardez une copie sur l’ordinateur portable et testez chaque fichier avec le vidéoprojecteur.
Préparez la répartition des groupes avant l’arrivée des participants, puis imprimez les badges, programmes et feuilles de travail en fonction de la liste confirmée. Ajoutez quelques exemplaires de secours.
Le jour J, vérifiez les microphones, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises avant l’accueil. Installez la table d’inscription, refroidissez les boissons et contrôlez le catering avant la première pause.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence de travail ?: Commencez idéalement plusieurs semaines à l’avance. Fixez d’abord la date, le programme et la salle, puis contactez les intervenants avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps avant une conférence faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue pour laisser le temps de s’inscrire. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer le repas et la répartition des groupes.
Quand faut-il réserver le traiteur pour une conférence ?: Réservez-le dès que la date, le lieu et une estimation du nombre de participants sont connus. Transmettez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant la conférence.
Que vérifier le matin d’une conférence de travail ?: Prévoyez une vérification complète 60 à 90 minutes avant l’accueil. Testez la projection et les microphones, installez les badges et programmes, contrôlez le catering et placez la signalisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.