Wat heb je nodig voor een werkconferentie?

Voor een werkconferentie heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Denk aan registratie, presentaties, groepswerk, catering en techniek die de hele dag betrouwbaar werkt. Deze boodschappenlijst helpt je controleren of laptop, beamer, microfoons, servies, koffievoorziening en printwerk geregeld zijn. Stem aantallen af op het aantal deelnemers en tel bij naamkaartjes, programma’s en werkbladen enkele extra exemplaren mee. Regel gehuurde apparatuur en catering uiterlijk enkele weken vooraf; controleer alles opnieuw op de laatste werkdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Schenkkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Tangenaantal 6
dienbladenaantal 6

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Werkbladenaantal 120
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Flip-overblokkenaantal 8
Plakbriefjesaantal 20
Enveloppenaantal 60
Printpapieraantal 2
Naamstickersaantal 2
Pennenbakjesaantal 8

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 8
Deurbordjesaantal 6
Standaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 60 flesjes
- Spa Rood - 30 flesjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Rode wijn - 8 flessen
- Witte wijn - 8 flessen
- Bier - 48 flesjes
- Bruiswater - 12 flessen
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Glutenvrij brood - 3 broden
- Roomboter - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Ham - 1,5 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Eieren - 30 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Sla - 10 kroppen
- Paprika's - 2 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Krieltjes - 8 kilogram
- Rijst - 4 kilogram
- Pasta - 4 kilogram
- Kikkererwten - 8 blikken
- Linzen - 6 blikken
- Kipfilet - 6 kilogram
- Groenteburgers - 30 stuks
- Tomatensaus - 6 liter
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 1 pot
- Kerriepoeder - 1 pot
- Knoflook - 6 bollen
- Verse peterselie - 4 bosjes
- Yoghurt - 4 kilogram
- Vegan yoghurt - 2 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 50 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Brownies - 60 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute nootjes - 4 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Vuilniszakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Papieren handdoeken - 6 pakken
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen

Tips

Reken voor naamkaartjes, programma’s en werkbladen op het deelnemersaantal plus 5 tot 10 procent extra. Zo kun je last-minute aanmeldingen en beschadigde exemplaren opvangen.
Plan per 25 tot 30 deelnemers minstens één registratieplek en leg daar de deelnemerslijst, naamkaartjes en programma’s klaar. Zet de registratie bij voorkeur 30 minuten voor de start open.
Reserveer voor presentaties een laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabels, plus minimaal één verlengkabel en stekkerdoos per technische opstelling. Test de aansluiting en het geluid uiterlijk de dag ervoor.
Voor koffie en thee heb je per deelnemer een kopje nodig en voor pauzes voldoende glazen. Zet water zichtbaar klaar en controleer minstens 2 uur voor aanvang of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen werken.
Geef dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de werkconferentie door aan de catering. Controleer bij levering het aantal maaltijden en houd schenkkommen, serveerschalen en serveerbestek apart van het eetservies.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een werkconferentie van 50 personen?: Reken op minimaal 50 stoelen, tafels voor de gekozen werkvorm, 50 naamkaartjes en programma’s plus 3 tot 5 extra exemplaren. Voor de techniek heb je in elk geval een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers nodig; stem de geluidsset af op de zaal.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een werkconferentie?: Neem per deelnemer minstens één koffiekopje, glas, dinerbord, dessertbord, mes, vork en lepel. Bij een programma met meerdere eetmomenten is 10 procent extra servies praktisch, tenzij de catering tussendoor afwast.
Wanneer moet ik catering voor een werkconferentie bestellen?: Reserveer de catering bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de bijeenkomst door. Controleer het definitieve aantal deelnemers nog 2 werkdagen voor de levering.
Welke techniek moet ik meenemen naar een werkconferentie?: Neem een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker, draadloze microfoons, luidsprekers, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen mee. Test alle apparatuur minimaal 60 minuten voor de start en bewaar een reservekabel op de registratietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.