Que faut-il prévoir pour une conférence de travail ?

Une conférence de travail demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les supports de travail, le café, le repas et tout le matériel nécessaire aux interventions. Cette liste vous aide à réunir les fournitures et équipements avant le jour J, sans oublier les câbles, les rallonges ou la vaisselle de service. Comptez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pincesqté 6
plateauxqté 6

Papeterie

Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Feuilles de travailqté 120
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 70
Blocs pour chevaletqté 8
Post-itqté 20
Enveloppesqté 60
Papier d’impressionqté 2
Étiquettes nominativesqté 2
Pots à stylosqté 8

Signalétique

Panneaux indicateursqté 8
Plaques de porteqté 6
Supportsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 kilogrammes
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain sans gluten - 3 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon - 1,5 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilogram
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Œufs - 30 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Carottes - 2 kilogrammes
- Pommes de terre grenailles - 8 kilogrammes
- Riz - 4 kilogram
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Pois chiches - 8 boîtes
- Lentilles - 6 boîtes
- Filet de poulet - 6 kilogrammes
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Sauce tomate - 6 litres
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika - 1 pot
- Poudre de curry - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Persil frais - 4 bouquets
- Yaourt - 4 kilogram
- Yaourt vegan - 2 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Brownies - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 4 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sacs-poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Essuie-tout - 6 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise et un badge par participant confirmé, puis imprimez 5 à 10 % de badges supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Pour une journée de conférence, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez-les la veille si possible.
Vérifiez le matériel technique au moins 24 heures avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, câbles HDMI, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble.
Préparez les documents en fonction du programme : un programme, une feuille de travail et les supports nécessaires par participant. Gardez 5 exemplaires vierges en réserve.
Installez une table d’inscription, la signalisation et les badges au moins 45 minutes avant l’arrivée du public. Placez aussi les tasses, verres et accessoires du café avant le début des échanges.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une conférence de travail ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, ainsi que 5 à 10 % de marge. Pour 80 inscrits, cela représente 84 à 88 chaises, selon la configuration de la salle.
Quelle quantité de boissons acheter pour une conférence ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Pour 50 personnes sur une demi-journée, prévoyez généralement 150 à 200 boissons, en tenant compte de la durée et de la météo.
Quand préparer le matériel technique d’une conférence ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les câbles au moins 24 heures avant. Gardez une rallonge, une multiprise et les câbles nécessaires en réserve le jour même.
Combien de documents imprimer pour une conférence de travail ?: Imprimez un exemplaire de chaque document par participant confirmé et ajoutez 5 exemplaires de secours par type de document. Pour 60 participants, prévoyez donc au moins 65 programmes et feuilles de travail.

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