Qué necesitas para una conferencia de trabajo
Una conferencia de trabajo necesita algo más que una sala y un programa. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, servir café y comida, apoyar las presentaciones y trabajar en grupos. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen para evitar quedarte corto. Comprueba con antelación la tecnología, la vajilla y las necesidades dietéticas comunicadas al catering.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 60
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentacióncant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cuencos para servircant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Pinzascant. 6
- bandejascant. 6
Artículos de papel
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Folletos del programacant. 60
- Tableros de trabajocant. 120
- Bloc de notascant. 60
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de rotafoliocant. 8
- Notas adhesivascant. 20
- Sobrescant. 60
- Papel de impresióncant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 2
- Portalápicescant. 8
Señalización
- Carteles direccionalescant. 8
- Carteles para las puertascant. 6
- Soportescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 60 botellines
- Spa Rood - 30 botellitas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Agua con gas - 12 botellas
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan sin gluten - 3 barras
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 2 kilogramo
- Jamón - 1,5 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Huevos - 30 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Lechuga - 10 unidades
- Pimientos - 2 kilogram
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Patatas pequeñas - 8 kilogram
- Arroz - 4 kilogram
- Pasta - 4 kilogramos
- Garbanzos - 8 latas
- Lentejas - 6 latas
- Pechuga de pollo - 6 kilogram
- Hamburguesas vegetales - 30 unidades
- Salsa de tomate - 6 litros
- Leche de coco - 8 latas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón - 1 bote
- Curry en polvo - 1 bote
- Ajo - 6 cabezas
- Perejil fresco - 4 manojos
- Yogur - 4 kilogramo
- Yogur vegano - 2 kilogram
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Brownies - 60 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 4 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Toallas de papel - 6 paquetes
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
Consejos
- Calcula al menos una silla por participante y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional para ponentes, personal y cambios de última hora. La mesa de registro debe estar lista antes de que llegue el primer asistente.
- Prepara una taza por persona para cada pausa de café y algunos vasos adicionales. Para una jornada completa, calcula aproximadamente 3 tazas o vasos por participante, según el servicio previsto.
- Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas. Lleva un cable HDMI de repuesto y prueba cada presentación en el formato que se utilizará.
- Para el registro, imprime una etiqueta con el nombre por inscrito y prepara entre un 5 % y un 10 % extra. Imprime también los programas y las hojas de trabajo al menos el día anterior, no justo antes de abrir las puertas.
- Enfría las bebidas la víspera y verifica el catering entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Separa y etiqueta las opciones dietéticas para que el equipo pueda entregarlas sin tener que buscar cada solicitud durante la comida.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de trabajo?
- Calcula una silla por asistente confirmado y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 80 participantes, prepara entre 84 y 88 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
- ¿Cuánto material de presentación hace falta por persona?
- Prepara un programa y una hoja de trabajo por participante confirmado, más un 10 % adicional. Para 80 personas, imprime 88 ejemplares de cada documento para cubrir inscripciones tardías o pérdidas.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba también los cables, las regletas, el volumen y la batería de los micrófonos inalámbricos.
- ¿Cuántos vasos y tazas necesito para una conferencia?
- Como referencia, calcula 3 unidades por persona para una jornada con varias pausas, combinando tazas de café y vasos. Para 80 asistentes, prepara unas 240 unidades y añade margen si no habrá lavado durante el evento.
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