Was du für eine Arbeitskonferenz brauchst

Für eine Arbeitskonferenz brauchst du mehr als Tische und einen Beamer. Plane Ausstattung für Präsentationen, Geschirr für Mahlzeiten, Getränkeversorgung und einen klaren Empfang ein. Prüfe spätestens eine Woche vorher, ob Technik, Catering und Mobiliar am Veranstaltungsort vorhanden sind oder bestellt werden müssen. Namensschilder, Programme und Arbeitsblätter solltest du vorab drucken, damit am Veranstaltungstag nichts von der Registrierung oder den Arbeitsgruppen abhängt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
ZangenAnz. 6
TablettsAnz. 6

Papierwaren

NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 60
ArbeitsblätterAnz. 120
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
Flipchart-BlöckeAnz. 8
KlebezettelAnz. 20
UmschlägeAnz. 60
DruckpapierAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 2
StiftehalterAnz. 8

Beschilderung

WegweiserAnz. 8
TürschilderAnz. 6
StänderAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Kilogramm
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 30 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Glutenfreies Brot - 3 Brote
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Eier - 30 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 2 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Drillinge - 8 Kilogramm
- Reis - 4 Kilogramm
- Pasta - 4 Kilogramm
- Kichererbsen - 8 Dosen
- Linsen - 6 Dosen
- Hähnchenbrustfilet - 6 Kilogramm
- Gemüseburger - 30 Stück
- Tomatensauce - 6 Liter
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 1 Glas
- Currypulver - 1 pot
- Knoblauch - 6 Knollen
- Frische Petersilie - 4 Bund
- Joghurt - 4 Kilogramm
- Veganer Joghurt - 2 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 50 Stück
- Trauben - 4 Kilogramm
- Brownies - 60 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzige Nussmischung - 4 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämme - 12 Stück
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen

Tipps

Plane pro teilnehmender Person mindestens ein Trinkglas und eine Kaffeetasse ein; bei mehreren Pausen brauchst du zusätzlich Reservegeschirr.
Rechne für die Präsentation mindestens einen Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker ein. Teste die Verbindung spätestens am Vortag und nimm ein Verlängerungskabel als Reserve mit.
Richte einen eigenen Registrierungstisch mit Teilnehmerliste und Namensschildern ein. Lege die Unterlagen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass nach Namen oder Gruppe sortiert bereit.
Bestelle Catering erst, nachdem Ernährungs- und Diätwünsche erfasst sind, und gib diese Angaben spätestens eine Woche vor der Konferenz weiter.
Kühle Getränke rechtzeitig: Stelle Wasser und andere Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn bereit und prüfe vor dem Einlass, ob Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Servierbesteck einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für eine Arbeitskonferenz?: Plane mindestens ein Glas pro Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 50 Teilnehmenden sind das 55 bis 58 Gläser, besonders wenn zwischendurch nicht gespült werden kann.
Welche Technik braucht man für eine Arbeitskonferenz?: Für Präsentationen brauchst du mindestens einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. Plane außerdem Funkmikrofone, Lautsprecher und Mikrofonständer ein, wenn der Raum größer ist oder mehrere Sprecher auftreten.
Wann sollte ich Catering für eine Arbeitskonferenz bestellen?: Reserviere Catering mindestens 7 bis 14 Tage vorher, damit Mengen und Sonderkost berücksichtigt werden können. Die endgültigen Diät- und Ernährungswünsche solltest du spätestens eine Woche vor dem Termin weitergeben.
Wie viel Reserve sollte ich bei den Konferenzmaterialien einplanen?: Drucke Namensschilder, Programme und Arbeitsblätter für die erwartete Teilnehmerzahl plus 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Personen sind das beispielsweise 42 bis 44 Exemplare, falls kurzfristig Gäste dazukommen oder Unterlagen verloren gehen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.