Checklist voor een werkbezoek van een wethouder
Een werkbezoek van een wethouder vraagt om meer dan een goed programma. Je moet bezoekers aanmelden, de ontvangst soepel laten verlopen en zorgen dat presentatie, route, catering en techniek op elkaar aansluiten. Begin met de planning en parkeerplaatsen, controleer daarna de deelnemers en dieetwensen en werk op de dag zelf met een duidelijk tijdschema. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in logische stappen af te ronden, inclusief de details die vaak pas op het laatste moment opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Wethouder informeren over programma
Reservering catering maken
Parkeerplaatsen reserveren
Bezoekerslijst controleren
Naambadges voorbereiden
Presentatie en documenten controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en route nalopen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Team kort instrueren
3 personen
Event
Wethouder ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Jassen aannemen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Presentatie ondersteunen
2 personen
Vragen uit het publiek begeleiden
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Afscheid van wethouder begeleiden
2 personen
Nazorg
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Eten en dranken opruimen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek en decoratie opruimen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven goederen opslaan
Bezoekerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoonaantal 2
- Presentatieklikker
- Koelboxenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 60
- Pijlbordenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 5
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Schoonmaaksponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Gebruik die lijst voor registratie, naambadges, catering en eventuele parkeerplaatsen; zo voorkom je dat een late afmelding overal afzonderlijk moet worden aangepast.
- Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en presentatieklikker minimaal 1 uur vóór ontvangst. Leg een verlengkabel en stekkerdoos klaar, omdat aansluitingen in een andere ruimte vaak niet direct bruikbaar zijn.
- Zet de ontvangstbalie minstens 30 minuten vóór de aankomst klaar met bezoekerslijst, naambadgehouders en schrijfmateriaal. Spreek af wie registreert en wie de wethouder opvangt, zodat niemand bij binnenkomst hoeft te zoeken.
- Controleer de catering op aantallen én dieetwensen zodra de aanmeldingen sluiten. Zet koffie, thee en water vóór de eerste gasten klaar en houd voor een programma met diner ook ruimte vrij voor buffet, serveerschalen en tangen.
- Loop de route en presentatieruimte op de ochtend zelf één keer na: entree, kapstokken, toiletten, parkeerplaatsen, stoelen en zicht op het scherm. Instrueer het team daarna in maximaal 10 minuten over ontvangst, programmawijzigingen en wie technische problemen oplost.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een werkbezoek van een wethouder organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, programma en locatie. Leg catering, parkeren en techniek uiterlijk 5 werkdagen vooraf vast en sluit de bezoekerslijst 2 werkdagen voor het bezoek.
- Wanneer moet ik de wethouder het programma sturen?
- Stuur het definitieve programma uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodat de wethouder weet welke onderdelen, tijden en locaties aan bod komen. Stuur een gewijzigde versie meteen opnieuw als tijden of sprekers veranderen.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de ontvangst van bezoekers?
- Plan minimaal 30 minuten voor de ontvangstbalie en registratie vóór het programma begint. Bij meer dan 25 bezoekers is een extra registratiemedewerker verstandig om wachtrijen bij naambadges te voorkomen.
- Wanneer test ik de techniek voor een werkbezoek?
- Test alle apparatuur minimaal 1 uur vóór de ontvangst en controleer ook de presentatie op de gebruikte laptop. Houd tijdens het programma een reservekabel en een aangewezen aanspreekpunt voor techniek beschikbaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!