Checklist para organizar la visita de trabajo del concejal
Una visita de trabajo del concejal combina protocolo, reuniones y atención a los visitantes. Esta checklist reúne las gestiones en el orden adecuado: primero confirmas asistentes y programa, después cierras catering y logística, y al final preparas el espacio y la recepción. Reserva tiempo para comprobar la presentación, los documentos y la ruta antes del día de la visita. También encontrarás los detalles que suelen retrasarse, como las preferencias dietéticas, las acreditaciones y la prueba técnica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Informar al concejal sobre el programa
Hacer la reserva del catering
Reservar plazas de aparcamiento
Comprobar la lista de visitantes
Preparar acreditaciones
Comprobar la presentación y los documentos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Revisar la ubicación y la ruta
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas
Evento
Recibir al concejal
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Recibir abrigos
Servir café y té
2 personas
Guiar la visita
2 personas
Apoyar la presentación
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Servir comidas especiales
Asistir a la despedida del concejal
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla usada
3 personas
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger la técnica y la decoración
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los bienes restantes
Archivar la lista de visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 60
- Carteles direccionalescant. 6
- Arreglos floralescant. 5
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Como referencia, confirma el número final de comensales al menos 5 días antes para ajustar la cena y la vajilla.
- Envía al concejal el programa definitivo con varios días de margen. Incluye horarios, lugar de cada presentación y la persona responsable de recibirlo para evitar cambios durante la visita.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono y clic de presentación. Comprueba también los alargadores y las regletas, no solo que el equipo se encienda.
- Prepara las acreditaciones, los portanombres y la lista de visitantes antes de montar la recepción. Deja una copia impresa y otra digital para registrar llegadas aunque falle la conexión.
- Calcula la preparación de café, té, aperitivos y cena hacia atrás desde la hora de llegada. Coloca mesas, sillas, buffet y recepción con al menos 90 minutos de antelación, y llena las neveras portátiles justo antes de recibir al grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita de trabajo del concejal?
- Empieza la planificación al menos 2 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y cerrar el programa. Deja los últimos 5 días para confirmar asistentes, dietas, catering, aparcamiento y documentación.
- ¿Cuándo confirmar el número de asistentes al catering?
- Confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes de la visita. Revisa también las preferencias dietéticas en ese momento y guarda una copia para la persona que prepara el buffet.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz la prueba técnica el día anterior y repite una comprobación rápida 60 minutos antes de la llegada. Prueba el portátil, el HDMI, la pantalla, el micrófono inalámbrico y el clic de presentación.
- ¿Cuánto tiempo antes se prepara el espacio de recepción?
- Monta la mesa de recepción, las acreditaciones, los portanombres y la lista de visitantes entre 60 y 90 minutos antes. La recepción debe estar lista antes de colocar el café y los aperitivos, para que el equipo pueda concentrarse en registrar las llegadas.
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