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Checkliste für den Arbeitsbesuch des Beigeordneten

Ein Arbeitsbesuch des Beigeordneten braucht einen klaren Ablauf und eine gute Vorbereitung an mehreren Stellen. Neben Einladungen und Programm müssen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkplätze und Besucherliste zusammenpassen. Prüfe Präsentation, Beamer, Mikrofon und Kabel nicht erst kurz vor dem Empfang. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Registrierung der Besucher und dem vorbereiteten Catering.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Beigeordneten über das Programm informieren

  • Catering-Reservierung erstellen

  • Parkplätze reservieren

  • Besucherliste prüfen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentation und Dokumente prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Location und Route abgehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Team kurz einweisen

    3 Personen

Event

  • Stadtrat empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Führung begleiten

    2 Personen

  • Präsentation betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum betreuen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

  • Verabschiedung des Beigeordneten begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Technik und Dekoration aufräumen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Waren lagern

  • Besucherliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • KühlboxenAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • WegweiserAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 5

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • ReinigungsschwämmeAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche vor der Catering-Reservierung auswerten kannst. Plane für die Rückmeldungen ein festes Abschlussdatum ein.
  • Gehe Location und Route mindestens einmal vollständig ab. Prüfe dabei Parkplätze, Empfangstheke, Präsentationsraum, Kleiderständer und Abfallbehälter statt nur den Sitzungsraum anzusehen.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofon und Präsentationsklicker gemeinsam. Ein Funktionstest am Vortag lässt noch Zeit für Ersatz oder Umplanung.
  • Bereite Namensschilder und Besucherliste getrennt nach erwarteten und bestätigten Gästen vor. Lege die Namensschildhalter am Empfang bereit, damit die Registrierung nicht durch die Ausgabe aufgehalten wird.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Empfang: erst Tische und Stühle, dann Tischdecken und Geschirr, danach Kaffee, Tee, Snacks und Dinnerbuffet. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn, damit Getränke kalt bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Arbeitsbesuch des Beigeordneten einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Besuch. Setze einen verbindlichen Rückmeldetermin etwa 7 Tage vor dem Termin, damit Catering, Besucherliste und Namensschilder rechtzeitig fertig werden.
Wann sollte das Programm für den Arbeitsbesuch feststehen?
Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vorher und informiere den Beigeordneten anschließend direkt darüber. Änderungen am Ablauf sollten nicht erst am Veranstaltungstag weitergegeben werden.
Wann muss die Technik für den Besuch getestet werden?
Teste Beamer, Laptop, Leinwand, Mikrofon, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker spätestens am Vortag. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest im bereits aufgebauten Präsentationsraum ein.
Wie viele Namensschilder braucht man für die Besucherregistrierung?
Bereite für jede bestätigte Person ein Namensschild vor und lege zusätzlich 10 Prozent Reserve bereit. Bei 30 erwarteten Gästen sind das 33 Namensschilder, damit kurzfristige Änderungen nicht zum Engpass werden.

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