Organiser la visite de travail de l’échevin
Une visite de travail avec l’échevin demande une coordination précise entre le programme, l’accueil et la logistique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis les invitations jusqu’au briefing de l’équipe. Prévoyez les informations alimentaires, les badges, le stationnement et les documents avant la dernière semaine. Le jour même, gardez du temps pour tester la technique, installer les espaces et accueillir les participants sans précipitation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Informer l’échevin du programme
Faire la réservation du traiteur
Réserver des places de parking
Vérifier la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la présentation et les documents
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu et l'itinéraire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes
Événement
Accueillir l’échevin
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Prendre les vestes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la visite guidée
2 personnes
Soutenir la présentation
2 personnes
Gérer les questions du public
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
Accompagner le départ de l’adjoint au maire
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger la technique et la décoration
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les marchandises restantes
Archiver la liste des visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Table d’accueil
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 70
- Assiettes à dessertqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Micro sans filqté 2
- Cliqueur de présentation
- Glacièresqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Supports de badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 6
- Compositions floralesqté 5
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins trois semaines avant la visite et fixez une date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes absentes et de recueillir les besoins alimentaires.
- Finalisez le programme au plus tard cinq jours avant l’événement, puis transmettez-le à l’échevin avec les horaires, les intervenants et les documents nécessaires. Une modification tardive peut aussi changer la présentation et l’accueil.
- Réservez le traiteur et les places de parking dès que les inscriptions sont suffisamment avancées. Vérifiez ensuite la liste des participants une dernière fois 48 heures avant pour préparer les badges nominatifs.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et le cliqueur au moins deux heures avant l’arrivée des visiteurs. Prévoyez les rallonges et multiprises déjà accessibles, plutôt que de les chercher au dernier moment.
- Installez l’accueil, les tables, les chaises, le buffet et l’espace de présentation avant le briefing de l’équipe. Gardez au moins 30 minutes pour remplir les glacières, préparer le café et le thé et vérifier la vaisselle.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour la visite de travail de l’échevin ?
- Envoyez-les environ trois semaines avant la date prévue, avec une échéance d’inscription claire. Fermez les inscriptions au moins cinq jours avant afin de confirmer le traiteur, les badges et le programme.
- Quand réserver le traiteur pour une visite de travail de l’échevin ?
- Réservez-le dès que vous avez une estimation fiable du nombre de participants, idéalement 10 à 14 jours avant la visite. Confirmez les allergies et régimes alimentaires au plus tard cinq jours avant.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum deux heures avant l’arrivée de l’échevin pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la présentation. Ajoutez 30 minutes pour tester la technique et corriger un problème de branchement.
- Quand vérifier la liste des participants et préparer les badges ?
- Faites une première vérification 48 heures avant l’événement, puis imprimez les badges nominatifs après la clôture des inscriptions. Gardez quelques supports vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute.
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