Boodschappenlijst voor een werkbezoek van de wethouder

Voor een werkbezoek van de wethouder heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Richt de ontvangst in met een ontvangsttafel, naambadgehouders en bezoekersregistratie, en zorg dat de presentatieruimte technisch compleet is. Voor koffie, hapjes en een dinerbuffet heb je servies, glazen, bestek en serveermateriaal nodig. Gebruik deze lijst om uiterlijk een week vooraf te controleren wat aanwezig is, wat je moet lenen en wat nog gekocht moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60
Pijlbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 5

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee assortiment - 3 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Mineraalwater plat - 48 flessen
- Mineraalwater bruisend - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini broodjes - 80 stuks
- Roomboter - 4 pakken
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1,5 kilo
- Rosbief - 1,5 kilo
- Kalkoenfilet - 1,5 kilo
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 40 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Dipsaus - 3 kilo
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Gemengde salade - 8 kilo
- Pastasalade - 8 kilo
- Aardappelsalade - 6 kilo
- Vegetarische quiche - 4 stuks
- Kippenvleugels - 6 kilo
- Mini gehaktballetjes - 5 kilo
- Vegetarische hapjes - 5 kilo
- Broodjes voor diner - 80 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Dessertgebak - 60 porties
- Vers fruit voor dessert - 5 kilo
- Keukenpapier - 6 rollen
- Servetten - 200 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flacons

Tips

Tel per bezoeker minimaal één dinerbord, één dessertbord, één bestekset, één waterglas en één koffiekopje. Bij wijn komen daar wijnglazen bij; leg ongeveer 10 procent extra klaar voor breuk of onverwachte gasten.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, presentatieklikker en draadloze microfoon uiterlijk één werkdag vooraf met dezelfde laptop en kabels die je tijdens het bezoek gebruikt.
Plan voor koffie en thee minstens één koffiezetapparaat, één waterkoker en twee thermoskannen per ontvangstgroep van ongeveer 30 personen. Zo voorkom je een lange rij bij de ontvangst.
Zet koelboxen, serveerschalen en serveertangen al vóór de ontvangst klaar. Hapjes en gekoelde dranken worden anders vaak pas tijdens het programma uit de koeling gehaald.
Neem voor de ontvangsttafel een bezoekerslijst, naambadgehouders en schrijfmateriaal mee en reserveer per bezoeker ongeveer 2 minuten voor registratie. Controleer de lijst nogmaals op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een werkbezoek van de wethouder?: Voor de ontvangst heb je onder meer een ontvangsttafel, naambadgehouders, bezoekerslijst en kapstokken nodig. Voor de presentatie zijn een beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en presentatieklikker nodig. Reken daarnaast op servies, glazen, bestek, buffettafels en keukenmateriaal voor koffie, hapjes en diner.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een werkbezoek?: Reken per aanwezige op één dinerbord, één dessertbord, één bestekset, één waterglas en één koffiekopje. Voorzie daarnaast 10 procent extra, zodat je bij breuk of een onverwachte bezoeker niet tekortkomt.
Wanneer moet ik de techniek voor het werkbezoek testen?: Test de volledige presentatie uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals ongeveer 30 minuten voor ontvangst. Controleer niet alleen de beamer, maar ook de HDMI-kabel, stroomvoorziening, presentatieklikker en draadloze microfoon.
Hoe lang van tevoren moet ik de catering regelen?: Leg de reservering voor koffie, hapjes en diner bij voorkeur minimaal één week vooraf vast. Geef dieetwensen en het definitieve aantal bezoekers uiterlijk 48 uur voor het werkbezoek door, zodat de catering de hoeveelheden kan aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.